После 2-х лет работы в бизнесе, я столкнулся, пожалуй, с одной из самых серьезных проблем руководителя — это эффективный контроль сотрудников. Особенно после перехода из оффлайн работы в удаленный формат бизнеса.
Я не понимал те ключевые точки опоры, на которых должна держаться система менеджмента. Все мое управление рассыпалось как песок сквозь пальцы. Особенно эта проблема чувствовалась в моменты резких скачков в бизнесе, тогда когда мне нужно было быстро нанять 3-5 человек в команду и у меня возникали проблемы двойного подчинения.
Оглядываясь назад, я понял, что решением этой проблемы стали принципы, которые я сформулировал за 5 лет работы в бизнесе. Поэтому дочитав эту статью до конца, вы сможете перенять весь мой опыт, знания и техники, которые я уложил в этот емкий материал.
Я также надеюсь, что прочитав эту статью, Вы сможете расширить свой угол обзора и создать дополнительные точки опоры в Вашей системе менеджмента.
А узнать интересные фишки увеличения конверсии от PayPal можно в этой статье.
Почему «Око Саурона» и причем тут башня из «Властелина Колец»?
Все просто: если вы помните фильм или книгу, то знаете, что Саурон мог следить за своими врагами. Темный волшебник распространял свою волю по всему Средиземью, его Око было символом угнетения и страха :) По сути, он мог следить почти за всеми.
Так давайте же научимся видеть в своем бизнесе больше и замечать то, что простой управленец не способен заметить. Поехали!
Главная проблема руководителя
Прежде чем мы перейдем к сути техники и конкретным шагам, я хочу немного растормошить Ваш застоявшийся мозг. С моей точки зрения, главная проблема руководителя в том, что он делает свою работу чертовски хорошо.
Думаю, для вас уже не секрет, что Вы — самый лучший сотрудник в своей компании. Вы лучше всех разбираетесь в продукте, самый клиентоориентированный, делаете работу быстрее всех и точно знаете «как надо».
Так вот, это одновременно и хорошая, и плохая новость. Хорошая она, поскольку Вы можете передать свои навыки сотрудникам и задаете высокую планку для других членов команды. Кстати, то, что Вы должны быть примером для команды, мы рассмотрим чуть дальше по тексту. Почему же эта новость еще и плохая? Вы не можете двигаться дальше и всегда стараетесь сделать работу «за себя и вон за того парня».
О чем Вы думаете?
«Ну а что, так же быстрее!»
«Я точно сделаю так, как нужно и компании, и клиенту»
«Обойдемся без лишних правок»
«Не придется десять раз объяснять»
В итоге: Вы в рутине, никто ничего не умеет (я про вашу команду). И если появляются какие-либо проблемы в компании — сотрудники в панике бегут к Вам с выпученными от ужаса глазами.
Скажите, Вам это знакомо? Если Вы — руководитель команды из 10+ человек, то хотя бы раз сталкивались с такой ситуацией. Обо всем остальном дальше в рекомендациях.
Шаг №1: иллюзия обмана
Как уже было сказано выше, у Вас, как у руководителя, всегда есть соблазн сделать работу самому (сразу качественно и так как надо + очень быстро). Альтернатива — дать задачу сотруднику, ожидая того, что в 80% случаев он сделает что-то не так.
И многие сейчас скажут: так зачем нанимать людей, которые не могут выполнять свои задачи и т. д. В связи с этим, у меня к вам встречный вопрос: «А у вас есть 2000$ на крутого дизайнера, который сам Вам расскажет, какой дизайн должен быть у landing page?». Естественно, мы можем долго обсуждать много ли 2к.$ за дизайнера или нет, но помните — это просто пример. У кого-то это дизайнер, у кого-то логист, у кого то РОП, не суть.
У меня в свое время не было больших денег, и я считаю такую сумму неоправданно большой, так как пропускная способность одного человека все равно не меняется. В общем, дизайнер за 500 долларов сделает столько же дизайн-макетов в месяц, сколько и дизайнер за 2000 долларов.
Конечно же, исключением может быть случай, когда Вы увеличили объем инвестиций в свой бизнес и сейчас у компании не возникает вопросов о том, где взять деньги на свежие зарплаты сотрудникам.
Особенность малого и среднего бизнеса состоит в том, что мы реально боремся за возможность ухватить или вырастить крутого специалиста в команду, вот и все.
Ну ладно, мы отвлеклись от темы. Первый шаг, который нужно сделать, чтобы охватить свой бизнес и стать как «всевидящее око» — это начать давать больше задач сотрудникам. Знаю, звучит банально, я сам пришел к этому после года работы с разными командами, но поверьте мне, это действительно освобождает время для рассмотрения вашего бизнеса «сверху».
История вот в чем: когда у нас в Uni Consulting было 3–5 проектов в месяц — все было очень даже неплохо. Я сам закрывал много процессов, мы быстренько реализовывали проекты, и все было достаточно оперативно и очень качественно. Со временем объем проектов стал увеличиваться, и в один из месяцев подсчитав я обнаружил, что мы параллельно вели более 30 проектов, из которых 23 было о-о-очень активные.
Так вот, тогда-то я и понял, почему у меня нет времени на личную жизнь :)
Второе что я понял — это то, что нужно отдавать больше задач команде. Сперва, когда я видел плохое качество работы, у меня откровенно подергивался глаз.
Я думал: «Ну как можно так долго это делать и в итоге настроить рекламу на 50 ключей?» У меня был сильнейший соблазн взять и быстро переделать работу сотрудников, не сорвав сроков. Но я выдержал это испытание руководителя и пошел дальше.
И тут мы переходим ко второму шагу. Время убивать внутреннего перфекциониста.
Шаг №2: убейте в себе перфекциониста
Я стараюсь давать материал последовательно, поэтому плавно переходим ко второму шагу. Перфекционизм — это, пожалуй, один из самых вредных вирусов, который мешает руководителям быстро реализовывать проекты, развиваться и расти.
Расскажу одну забавную историю.
Несколько лет назад на одном из тренингов я познакомился с парнем. Он занимался странной темой (не буду говорить какой, чтобы не смущать народ). Так вот, он как-то странно себя вел: вечно делал сайты, претерпевал от технических проблем с этими самыми сайтами, менял подрядчиков, делал все сам… А еще, что меня зацепило, он постоянно «сливал» деньги на рекламу своего очень некрасивого сайта.
В тот момент я думал: «Блин, вот же дурак! Ну как можно на такой го***но-сайт пускать рекламу? Почему нельзя сделать крутой лендос с анимацией и параллаксом? Почему нельзя «отфоткать» все нормально?»
В общем, когда тренинг закончился, этот чудак пропал из моей жизни на два года. Когда мы снова встретились, то произошло что-то, что перевернуло мои представления о бизнесе. Этот странный человек за два года вырос… И стал зарабатывать примерно в десять раз больше, чем я. У него изменились осанка, дикция, внешний вид, одежда. Все сразу, в общем.
Когда я подошел к нему, скрипя зубами и засунув свою гордость куда подальше, чтобы узнать, в чем секрет его успеха, он сказал примерно следующее:
«Знаешь, Стас, я просто делал. Я совершал много ошибок, разрабатывал много некрасивых сайтов, «кривых» проектов, но в итоге у меня получилось найти свою эффективную цепочку, которая позволила мне зарабатывать деньги».
В тот день я понял, что пока он перепробовал все, я со своим перфекционизмом успел попробовать только парочку ниш, поскольку фокусировался на создании «правильного» бизнеса.
Что бы Вы больше прочувствовали, о чем я, приведу другой пример: Вы наверняка обращали внимание на какие-либо ошибки в сайтах, рекламе и других проявлениях активности чужого бизнеса. Более того, если Вы обратите внимание, то заметите, что такие ошибки есть у очень известных людей, компаний, бизнесов.
Так вот, задавали ли Вы себе вопросы в духе: «Почему у него такой кривой сайт, как можно было сделать такой корявый лендинг?» — и так далее?
Разница между Вами состоит в том, что они ЗНАЮТ, что их сайты далеко не совершенные, некрасивые, не очень-то юзабельные… Но они у них есть, они приносят лидов. А вы в это время только готовите подготовку подготовки макета, который собираетесь верстать после тысячи правок.
Перестаньте быть перфекционистом! Это позволит «Оку Саурона» сосредоточиться на главном и смотреть на свой бизнес со стороны, охватывая максимум бизнес-процессов. Вот как это делает Антон Малышев при оптимизации и построении бизнес-процессов.
Шаг №3: мне ясно, что Вы делаете
Только сейчас мы переходим к вопросам, которые не связаны напрямую с Вами как с руководителем.
«Мне ясно, что Вы делаете» — именно так формулируется основной тезис, к которому Вы должны прийти. Вам следует сделать все, чтобы понимать, чем занимается компания в целом, и каждый сотрудник в частности.
Для этого я создал несколько очень простых методов, которые позволяют внести ясность в Ваши отношения с подчиненными и избавляют от навязчивой мысли следить за каждым.
Daily results
Первый инструмент — это «дейли резалтс», другими словами, результаты за день. При чем не важно работает ваша команда в оффлайн или онлайн, делайте это и пишите в том месте, где сохраняется история. Каждый сотрудник пишет, что он сделал за день. Ревью делается в произвольной форме: текст, маркированный/нумерованный список, скриншот из программы.
Главное — это соблюдать два правила:
1. Писать именно результаты дня, а не попытки достичь результатов
2. Позаботиться о том, чтобы было что писать :)
Вот как это выглядит у нас:
Важный момент: эту штуку пишут все, а это значит, что ее пишу и я в том числе. Вы можете спросить, мол, зачем тебе это делать? Перед кем отчитываться?
Вот две причины, почему это делаю я:
1. Это держит в узде. Когда ты заглядываешь на неделю или две назад, то можешь проверить, чем ты вообще занимался, как вырос или упал твой КПД и так далее.
2. Нужно подавать пример. В своей армии бойцов, Вы — это вожак, а значит, все за Вами наблюдают. Это, в свою очередь, означает, что Вы должны быть примером. Если что-то требуете от коллег, то будьте добры делать это с ними. Вы должны хотя бы понимать, о чем Вы просите человека. Это позволит вам не выглядеть глупо.
Какая моя тайная выгода от этого «детища»
На самом деле все просто, и если Вам приходилось управлять людьми, то Вы уже догадались, зачем нужен такой инструмент. Возможно, у Вас есть что-то похожее.
Так вот, что дает резюме за день:
1. Если что-то идет не так или я хочу проверить уровень эффективности работника, я всегда могу быстренько пробежаться по его результатам работы за любой день.
2. Иногда в команде бывают небольшие конфликты, связанные с просроченными дедлайнами или какими-то другими моментами. Так вот, чтобы решать такие спорные вопросы, Вы можете «откатиться» в интересующий Вас день и сверить, проанализировать ситуацию.
3. Мне кажется, что для самой команды это важно. Ежедневно каждый сотрудник может видеть результаты команды. У Вас есть движение, коллективный рост, даже легкий соревновательный эффект.
В онлайн-работе движение — это важно. Да в любой работе это важно! Просто с помощью таких простых инструментов можно отследить эффективность, которую часто «днем с огнем» не сыщешь в оффлайн-работе.
Сколько шуток про «пасьянс косынку», «офисный планктон» и симуляцию активной деятельности — не перечесть. Часто люди день за днем, в течение многих лет, ходят на работу, сидят за компами с умными лицами… А «выхлопа» нет.
В общем, с этим инструментом разобрались. Погнали дальше. Углубляемся еще на один уровень :)
Лог времени
Тема, которая близка для IT компаний. Например, логирование времени активно применяется, когда клиент платит Вам за время.
Вы сидите в каком-нибудь «ред майнд» и все логируют время. При этом экран сотрудников каждые три минуты фотографирует специальная программа. Короче, для меня это жесткая. Но знаю, для тех, кто занимается IT аутсорсом — это must have.
Что такое логирование времени? По сути, это дневной отчет с тем, какие задачи выполнял человек, и сколько времени они занимали.
Существует два способа логировать время:
1. Ручной
Вы просто каждый час записываете то, что делали. В итоге получается нумерованный список, который выглядит примерно так:
· 8:00–9:00. Задача №1
· 9:00–10:00. Задача №2
· И так далее
Вариант такой себе. Когда мне не хватало опыта, я просил людей делать именно так. Более того, сам практиковал такую штуку.
Со временем просто надоедает и откровенно бесит отвлекаться каждый час на дурные записи. Еще через некоторое время ты понимаешь, что это никто не отследит и можно поработать целый день, а потом в конце дня примерно прикинуть (или даже придумать), сколько ты решал ту или иную задачку (это я уже про бойцов).
2. Автоматический
Способ, который мы используем и по сей день. То, что сейчас мне кажется логичным, но к чему я пришел не сразу. В общем, это просто программа, в которой Вы даете рабочее название задачке и просто нажимаете на кнопку «старт». Таймер запускается, часики тикают.
Мы используем timelyapp.com
Удобнее и круче сервиса я еще не встречал (не на правах рекламы). Реально, мне не жалко рекомендовать хорошие продукты. «Таймели» очень удобный, простой, эффективный, интуитивно понятный, и, что самое главное, он без лишних разговоров решает основную задачу — логирует время :)
Вот как это может выглядеть:
Еще парочка плюшек от Timely:
- Можно делать корпоративный аккаунт и работать совместно.
- Он пожизненно бесплатный на одного пользователя.
- Можно ставить самому себе ставку за час и в итоге делать отчеты для себя или клиентов, если вы фрилансер.
- Можно указывать цели на задачу и пытаться достичь их.
Кстати, если Вам не подойдет этот инструмент, то вот еще несколько вариантов, о которых я много слышал от коллег. Многие мы с командой тестировали:
Что мне, как руководителю, дает логирование времени
1. Как я уже говорил, такой же скриншот часть ребят скидывает в чат с итогами за день. Тут сразу видно, что человек делал и сколько времени это заняло.
2. Еще одна точка самоконтроля. По тому, сколько времени делал задачу человек, можно сказать очень многое. Особенно, если Вы в бизнесе не дилетант и знаете, что два дня делать верстку на 3 экрана — это слишком долго, а настроить рекламную кампанию на 1500 ключей за 3 часа — это как-то уж слишком молниеносно.
В общем, лог времени позволяет держать руку на пульсе.
Понятно, что и в «таймели», и в любой другой программе есть свои «дыры», и если человек захочет — он все равно вас обманет. Но есть один важный момент в этой всей магии: нанимайте тех, кому доверяете. Как раз об этом наш следующий шаг.
В Клубе директоров мы рассказали про еще одну программу по управлению проектами и временем.
ЛидерТаск обладает всем необходимым функционалом для организации любой методологии управления временем: Getting Things Done от Дэвида Аллена, Agile, AutoFocus, DIT (Do It Tomorrow), SCRUM, Система управления временем Брайана Трейси, Принцип Парето и многие многие другие
Шаг №4: нанимайте тех, кому доверяете
Этот шаг оказался аж четвертым, но по важности он далеко не последний. Очень важно понимать, кого Вы нанимаете на работу.
Казалось бы, зачем вообще нанимать тех, кому не веришь? Но если Вы в бизнесе уже давно и уже сталкивались с поиском и наймом кадров, то Вы могли заметить, что иногда компании нужен человек ПРЯМО ВЧЕРА, а у вас просто нет времени на все эти «проверки доверия».
Конечно же, когда ситуация критическая и проекты нужно реализовывать, то выбора особо нет. В такой ситуации во главе стола оказывается вопрос профессионализма и компетенции. Доверие уходит на второй, третий, пятый план.
Я же говорю о постоянных отношениях, а не связи «на один проект» :) То есть, о ситуации, когда Вы ищете себе человека в команду для продолжительного сотрудничества. Именно здесь я не советую работать с теми, кому Вы не доверяете.
Понимаю, всегда есть соблазн нанять более профессионального человека и закрыть глаза на то, что Вы ему не доверяете, но будьте уверены, к хорошему результату это не приведет. Рано или поздно Вас кинут, подведут или еще что-либо.
Нанимая тех, кому Вы верите, Вы экономите свои силы, время, нервы и те ценные ресурсы, которые лучше направить совсем в другое русло. Нанимайте тех, кому верите и «Оку Саурона» со временем будет просто не за кем следить!
Шаг №5: выполнение задач и есть прогресс
Еще одна ценная идея, которой я хочу поделиться поделиться. Сперва я не задумывался о том, что сами по себе выполненные задачи могут быть еще одним инструментом контроля.
Скажите, как Вы ведете задачи? Где их ставите? Как обозначаете дедлайны и назначаете исполнителей? Ответ на эти вопросы позволит Вам еще шире смотреть на свой бизнес и оптимизировать внутренние процессы компании.
Мы работаем через trello.com, вот как это выглядит:
Ничего сверхъестественного, все по бордам и системе “кан бан”.
Сейчас не хочу залазить в дебри и теорию управления проектами. Скажу только самое главное — само движение задач для Вас, как для руководителя, может стать чем-то вроде системы отчетности.
У нас это реализовано просто:
Есть колонка «to cheсk», куда сотрудники отдела скидывают выполненные задачи, которые требуют проверки. В любой момент можно зайти и посмотреть, сколько задач лежит на «ту чек» и сделать нужные выводы.
Так же в рамках “Око Саурона” можно сделать уведомления в slack:
Шаг №6: выработайте периферийное зрение
В интернете я нашел подходящую картинку:
Только названия нужно поменять: начинающий предприниматель, “бывалый” :)
В картинке четко показана разница между радиусом обзора ребенка и взрослого. Так вот, если перенести это в плоскость Вашего бизнеса, то это выглядит примерно так:
1. Ребенок. Неопытный предприниматель. У него до 5 сотрудников и замечает он далеко-о-о не все.
2. Взрослый. Позиция, к которой мы стремимся. Возможно, кто-то уже пришел к этому. Взрослая позиция в бизнесе — это, в том числе, проработанное широкое периферийное зрение.
Как вы уже могли догадаться, это метафора, которую я придумал и Ваша задача — научиться смотреть сразу на весь свой бизнес, включая как крупные процессы, так и мелкие детали. Именно это я называю периферийным зрением.
Конечно, это не значит, что теперь за всем нужно следить. Помните фильм “Секрет”? Там та же идея с мыслями. Это не значит, что теперь вам нужно следить за каждой своей мыслью.
Теперь я — «Властелин своего бизнеса»
После всех этих инструментов Вы наверняка подумали именно так. Но не забывайте, что я поделился своими знаниями не для того, чтобы Вы превратились в злого надзирателя, который следит за всеми с лупой в одной руке и микроскопом в другой. Более того, не обязательно все эти инструменты подойдут именно Вам и их нужно внедрять прямо сейчас.
Я надеюсь, что Вы сможете принять трезвое решение и выбрать, что использовать, а что — нет. В конечном итоге, все, что я описал выше, призвано помочь Вам и команде, а не ухудшить отношения и добавить Вам головной боли.
П.С Чтобы получить еще больше инструментов и техник, которые я наработал за 3 года работы, просто подпишитесь тут.
