Как построение бизнес процессов на заводе дало рост производства в 2,3 раза за 6 месяцев

Привет, Клуб директоров! Меня зовут Антон Малышев, я занимаюсь построением бизнес-процессов.
Так сложилось, что я много общаюсь с предпринимателями. С кем-то по дружбе, с кем-то по работе.  Основываясь на этом общении, я сделал вывод. Что независимо от вида бизнеса, у всех один и тот же вопрос.

Как управлять компанией наиболее эффективно?

Практически все знают, что есть программы для управления, но так же практически все не понимают, что это, и как это работает.
Для управления компанией обычно используется ERP (Enterprise resource planning) или по-русски "Планирование ресурсов предприятия". Под ресурсами понимаются финансы, персонал, процессы и т.д.

Есть программы, в которую интегрированы все три ресурса. Но, как правило, малому и микро бизнесу они не доступны по причине дороговизны, неуклюжести, сложности и т.д.

Поэтому большинство ведут финансы в одной программе, а процессы в другой.

Самая распространенная ERP система это 1С бухгалтерия, и 1С торговля и склад.

В этой программе работают практически все предприятия РФ, ведут бухгалтерию и учет ТМЦ (товарно-материальными ценностями). ⠀А что с управлением процессами?

Как управлять бизнес-процессами, когда в компании больше 5 человек?

В небольших компаниях руководитель управляет бизнес-процесами по старинке, с помощью блокнота и ручки. Планерок по 2-3 часа, и телефонных звонков.

Как только компания начинает расти, штат увеличивается, усложняются бизнес процессы, начинаются пробелы. И с этим сталкиваются абсолютно все.
Самые распространенные ответы. "Мне не говорили", "Я не так понял", "Он мне не говорил".
Помните, как в рекламе у Билайна? Не запостил, не было!
Что делать, и как быть?

Как работает программа по управлению бизнес-процессами

Есть системы управления проектами либо совсем бесплатно, до какого то количества пользователей. Либо не дорого.
Обычно визуально они из себя представляют рабочее поле, на котором несколько колонок.

Например: Новая задача. Принято в работу. На проверку. Проверено. В производство. Передано на склад.и т.д.
Задача по мере прохождения определенного этапа, перемещается в нужную колонку. И становится понятно, на какой стадии она находиться.
За каждой задачей можно закрепить исполнителей, проверяющего и установить сроки выполнения данной задачи.

Также есть программы с чатом для каждой задачи, в котором можно обсудить вопросы, касающиеся именно этой задачи.
Данная система не является панацеей для решения проблем, но позволяет наглядно показать и найти "узкие места" в бизнес-процессах компании. И своевременно решать возникающие проблемы.
Например, привлечение дополнительных специалистов, закупка необходимого оборудования, модернизация и т.д.

Пример из опыта: Управление бизнес-процессами производства завода грузоподъемного оборудования

Меня пригласили управлять производством на один московский завод. Переговорив с владельцем мне было озвучено. "Производство задолбало, не хрена не работает".

Задача увеличить объемы производства, минимум в два раза. Без значительных вложений в оборудование. И без значительного увеличения фонда оплаты труда.
Внедрив систему управления проектами, мы выявили ряд причин, почему производство не справляется с объемами. Хотя по подсчетам собственника должно справляться.

Причины, почему бизнес-процессы производства  не справлялись с объемами

• Конструкторский отдел не вовремя спускает в производство, конструкторскую документацию.
• Отдел снабжения не справляется с потоком заявок с производства. И как следствие не вовремя осуществляется поставка комплектующих.
• Отдел продаж не всегда вовремя и не всегда правильно передает пожелания клиентов конструкторам.
• Логист не всегда вовремя договаривается об отгрузке готовой продукции.
  Напомню, собственник уверен, что именно производственный отдел, не работает!

И так, узкие места мы выяснили, что же с ними теперь делать? Мы подготовили 3 решения по бизнес-процессам, которые помогли достичь цели - роста производства.

3 решения по оптимизации и построению бизнес-процессов:

1. Переговорив, с конструкторским отделом, выяснили, почему КД (конструкторская документация) отдается не вовремя.
   Устранили проблему, внедрив регламент по времени на передачу документации из отдела продаж в конструкторский отдел. И из конструкторского отдела на производство. Внедрив печатную форму документации для передачи в КО.
   Так же экономически обосновали, что нужен еще один сотрудник в конструкторский отдел.
2. Переговорив с отделом снабжения, выяснили, почему отдел снабжения не справляется с заявками от производства.
   Регламентировали работу отдела. Экономически обосновали найм еще одного сотрудника. Разделили по виду ТМЦ обязанности снабженцев. Внедрили график закупок, привязали его управленческому учету.
3. Стандартизировали работу производства. Внедрили регламент по времени производства, для производственного отдела Внедрили планирование производства. Внедрили в производственный план диаграмму ганта, в которой стало видно, на каком этапе каждый заказ. (заявка в производство, запрос КД, запрос в отдел снабжения, поставка комплектующих на производство, производство и т.д.) Внедрили регламент для отдела логистики.

Результат аудита и оптимизации бизнес-процессов производства завода

Увеличение объемов производства, в 2,3 раза по соотношению к прошлому периоду. Без сбоев. ⠀

Общие единовременные вложения в оборудование (покупка/ремонт) не превысили 500 000 рублей. Увеличение фонда оплаты труда всего на 28%. 

И вот отзыв от заказчика:

Считаю, что с задачей мы справились. Конечно, там было еще много чего внедрено. Но это уже другая история...