Как сэкономить в вашем магазине время, деньги и ничего не забыть

Мы совместно с сервисом по товароучету Большая Птица написали статью, о том чем полезны такие сервисы в магазине и как их правильно выбирать, сравнили несколько и определили плюсы и минусы каждого.

Проходят времена предпринимательской закостенелости, и даже маленькие магазины подвального типа ведут учет товаров не в блокноте или табличке Excel, а подключают товароучетные сервисы.

И слава Богу.

Зачем нужны товароучетные сервисы

С товароучеткой владелец магазина будет знать:

1.  До копейки знать, сколько заплатил каждому поставщику за каждый тип товара.
2.  Сколько сэкономил на сезонных скидках.
3.  Какая смена продавцов пыталась обмануть с возвратом. 
4.  Без лишних трат на аналитику понимает, когда лучше делать заказ поставщику и с кем выгоднее работать.
5.  Предприниматель точно контролирует движение товаров и денег.
6.  Сколько и какого товара на полках и в подсобке, сколько продано сегодня и всего за последний месяц.

Оптимальный комплект оборудования для автоматизированного товароучета:

• онлайн-касса с фискальным накопителем;
• сканер для считывания штрих-кодов;
• принтер для печати этикеток;
• терминал сбора данных;*
• весы;**
• программное обеспечение — товароучетка.

* удобен для проведения инвентаризаций, но не обязателен. ** если вы торгуете товаром вразвес.

С таким набором предприниматель может легко организовать прием товаров и их первоначальный учет, следить за остатками, оформлять продажи в соответствии с законодательством, ввести и развивать программу лояльности, формировать аналитические отчеты. Он четко контролирует, зарабатывает его бизнес или нет.

Как выбрать товароучетку в магазин

Выбор сервисов на рынке огромный. 1С, МойСклад, Бизнес.ру, Большая Птица, а и еще десятки названий. Кто лучше?

Все товароучетки делятся на офлайн и онлайн-сервисы.

1. Офлайн сервис

Это программа, которая устанавливается на компьютер (или несколько) и работает автономно — без доступа к интернету. Она продается в виде софта на диске, флешке или скачивается по ссылке в интернете. Ее работа не зависит от качества связи. Все данные хранятся на вашем жестком диске. К ним точно нет ни у кого доступа, но если диск умрет, все потеряется безвозвратно. Еще один минус — если в штате нет своего программиста, придется вызывать за деньги специалиста поддержки, чтобы установить обновления.

2. Онлайн-сервисы

Здесь нужен доступ в интернет, потому что все данные хранятся в облаке. Если сеть пропадает, в большинстве программ информация записывается, а после подключения к сети отправляется в облако. Плюс онлайн-сервисов — защита информации. Когда данные хранятся в облаке, нет риска их потерять. Чаще всего они дублируются на 2-3 разных серверах. При этом вся информация надежно защищена шифрованием и к ней есть доступ только у предпринимателя.

Офлайн-сервисы покупают единоразово, а затем только обновляют при выходе новых версий. Поддержка офлайн-сервисов чаще всего платная.

Онлайн-товароучетки работают по принципу ежемесячной подписки. Со всеми функциями и техподдержкой подписка обычно стоит не более 1500 рублей на одну кассу. Некоторые программы (Большая Птица, например) дают полный доступ к функционалу уже на бесплатном тарифе.

Как работает товароучетная система

Чем товароучетка помогает магазину

Сама по себе программа ничего не сделает: она не примет товар за кладовщика, не проведет приходы вместо менеджера и не наклеит этикетки со штрих-кодами на товары.

 Зато с ней проще и быстрее:

• вести складской учет — учитывать поступления, проводить инвентаризацию, работать с пересортом;

• учитывать закупки и продажи в реальном времени;

• создавать аналитические отчеты по остаткам товаров, по движению денег, по взаиморасчетам с поставщиками, группировать данные по периодам, по ассортиментным группам, по суммам продаж и среднему чеку;

• создавать, распечатывать и отправлять документы по электронной почте;

• изменять цены, устанавливать скидки, проводить акции и распродажи;

• контролировать деньги на счетах и в кассах.

У продавца и кладовщика всегда под рукой точные и своевременные данные о продажах, ассортименте, закупках, финансах. Программа в любой момент покажет, сколько и какого товара у вас на складе. Владелец магазина не пропустит момент, когда запасы на складе резко кончатся, и не забудет заказать новую партию.

Сервисы формируют результаты продаж по каждому кассиру. Собирают данные по товарам, считают средний чек, показывают статистику по продажам за сопоставимые периоды. Позволяют подключать дисконтные и бонусные карты для систем лояльности, автоматически считать скидки постоянным покупателям.

На что смотреть при внедрении

Когда магазин работает несколько лет в определенном режиме, переходить на автоматизированный учет сложно. Скопилось много внутренних документов, у сотрудников сформировались привычки.

Что сделать, чтобы переход прошел гладко:

1. Выбирать товароучетную программу, которую рекомендует поставщик онлайн-кассы, чтобы избежать проблем с синхронизацией.

2. Установить ту программу, которая подойдет функционально. Если предприниматель не торгует алкоголем, нет смысла переплачивать за сервис с поддержкой ЕГАИС. И, наоборот, если у него большой ассортимент, много поставщиков, есть программа лояльности — самая простая программа не подойдет.

3. Уделить достаточно внимания обучению персонала. Если есть бесплатное обучение от поставщика — лучше воспользоваться.

4. Отнестись внимательно к выбору оборудования. Кассу, сканер штрих-кода, терминал покупайте у известных поставщиков, с сервисным центром в этом же городе.

Какую программу выбрать

Бизнес.ру, Мой склад, Большая Птица, Litebox, Профи Торг, Subtotal, 1C:Розница, Простой учет — только часть из тех, что есть на рынке. Все они совместимы с кассами «Эвотор», но отличаются возможностями.

У всех программ широкий функционал, кроме Простого учета — эта программа подойдет, если нужно только редактировать товары, остатки, проверять работу магазина удаленно.

Если надо подключить бесплатный тариф — внимание на Большую Птицу. Если нужно мобильное приложение, можно выбрать Мой склад или Litebox.