Ежедневно в каждой компании отправляются десятки электронных писем, служебных записок и предложений клиентам. И то, насколько грамотно они составлены, напрямую влияет на успех бизнеса. Мастерство деловой переписки можно (и нужно) оттачивать бесконечно. А чтобы приблизиться к совершенству, стоит равняться на классиков.
К примеру, создатель платформы Reedsy Эммануэль Натаф (Emmanuel Nataf) берет пример с Джейн Остин, автора таких бессмертных романов, как «Эмма», «Доводы рассудка» и «Гордость и предубеждение».
Эммануэль считает, что есть как минимум три причины утверждать, что эта английская писательница, творившая в XVIII — XIX веках, может утереть нос любому современному предпринимателю.
Правильно указывайте ФИО и должность адресата
Во всех своих романах Остин учитывала общепринятый этикет и манеры. Этот нехитрый прием остается актуальным по сей день и выражается, прежде всего, в том, что в письме следует правильно указывать имя и должность того, кому вы пишете. Кстати, мы недавно написали статью про новые 8 правил делового этикета от президента Национальной ассоциации этикета России.
Кажется, очевидная вещь, но вы бы знали, сколько человек не получили ответ на свои интересные предложения просто потому, что обратились к Валерию «Здравствуйте, Владимир», назвали Карину Кристиной или случайно «понизили» в должности генерального директора.
«Это невозможно! Я могу называть Вас только мистер Найтли и никак иначе», — отвечает Эмма, героиня одноименного романа Джейн Остин, на вопрос мистера Найтли, почему она не обращается к нему просто «Джордж».
К счастью, мы не в XIX веке, но правила приличия еще никто не отменял. Поэтому в первом письме обращайтесь к человеку на Вы и, если того требует контекст, по имени отчеству. Поверьте, когда ваш адресат решит, что можно обойтись без формальностей, он об этом обязательно сообщит.
Не будьте миссис Беннет
В отличие от Элизабет Беннет (героини романа «Гордость и предубеждение»), ее мать во-первых, не соблюдала субординацию, а во-вторых, была ужасной болтушкой. Не берите с нее пример. Вот как стоит действовать:
Выберите верный тон. Прежде, чем взяться за ручку или открыть новое окно в электронной почте, задайтесь вопросом: «Кому я пишу?» (чего явно не делала миссис Беннет, которая замучила всех от мистера Бингли до леди Кэтрин своей несообразительностью и переменчивым настроением). Меняйте обращение и формулировки в зависимости от адресата.
Выражайтесь ясно и лаконично. В отличие от посланий миссис Беннет, ваше письмо должно преследовать определенную цель. Помните, что короткие предложения привлекают внимание читателя. Отдавайте предпочтение активному залогу перед пассивным везде, где только возможно («Мы приняли меры» вместо «Нами были приняты меры»). Искореняйте слова-усилители типа «очень», «сильно», «невероятно». Не пишите пять слов, если вместо них можно использовать одно.
Четко формулируйте свою идею
Будучи женщиной, Остин прошла все круги ада, чтобы опубликовать свои романы. И первым неожиданным препятствием стала правильная презентация произведения.
В 1797 году отец Джейн, Джордж Остин, послал крупному издателю письмо вместе с фрагментом рукописи под названием «Первые впечатления», которая в дальнейшем будет переименована в «Гордость и предубеждение». Но на тот момент это не имело ни малейшего значения, потому что Джордж из лучших побуждений не написал ничего ни о жанре произведения, ни о его названии, ни о сюжете.
«Сэр, в моем распоряжении имеется рукопись из трех томов, по длине примерно как «Эвелина» мисс Берни. Мне хорошо известно, что роман будет лучше встречен публикой, если его впервые издаст уважаемый человек. Поэтому я решил обратиться к Вам. Буду премного благодарен, если Вы сообщите мне, беретесь Вы за него или нет, какие расходы понесет автор, каковы риски и насколько они оправданы. Как только мы получим Ваше одобрение, я пришлю Вам работу.
Ваш покорный слуга,
Джордж Остин»
Как вы уже могли догадаться, издатель даже не взглянул на рукопись, потому что ее презентация оставляла желать лучшего.
Мы знаем, что в итоге роман «Гордость и предубеждение» все же увидел свет в 1813 году благодаря другому издателю. Но если вы не готовы ждать 15 лет, поработайте над презентацией своего товара или сервиса.
Ксения Ерёмина
Копирайтер. Подбираю интересный и полезный контент для читателей Клуба Директоров.
