Часто у руководителей проблема не в совещаниях, а в подходе к планированию и управлению в целом. Модератор Клуба директоров @Amokryshev делится советами в нашем телеграм-чате:
1. Совещание не место для планирования. План разрабатывается заранее ответственным руководителем, доводится до участников заранее и обсуждается персонально с каждым.
Потом оставшиеся открытыми вопросы, касающиеся всех, выносятся на повестку совещания.
2. Избегайте выносить несколько вариантов действий на обсуждение: Всегда должен быть основной, желательный вариант и альтернативные, и четкая аргументация — почему нужен именно основной
3. Повестка совещания — конкретный список вопросов и решений, которые заранее уже обсуждены и приняты большинством. Не допускайте отклонения от повестки, если они возникли и на вопрос нельзя ответить сразу, то вопрос снимается и прорабатывается ответственным за рамками совещания.
4. Если все же надо собрать совещание без повестки, то такое совещание называется «Мозговой штурм». Сначала все высказывают свои любые идеи, которые записываются без всякой критики, потом ответственный выдвигает вариант действий/гипотезу и участники критикуют его: задают вопросы и выдвигают дополнительные идеи, они тоже записываются. Модератор корректирует вариант действий.
Если быстро консенсус недостижим, то мозговой штурм прекращается, ответственный за рамками совещания прорабатывает все идеи и вопросы, обсуждает персонально с авторами спорные пункты, и формирует итоговый вариант действий.
5. Если в коллективе нет привычки следить за временем, вводят регламент совещания: на каждый из вопросов выделяют конкретное кол-во минут, время закончилось — записываем, что вопрос не решен и переходим к следующему вопросу.
Нерешенные вопросы = плохо проработанные вопросы, надо их в персональном порядке обсуждать и прорабатывать.
И дополнение от участника чата OZ:
— знание рабочих и административных процедур, умение выполнять процедуры от каждого участника совещания (напр., то же «обсуждает персонально с авторами спорные пункты, и формирует итоговый вариант действий» — это целый набор действий, с конкретными ответственными, исполнителями, сроками, результатами и пр.),
— протокол, в котором фиксируется ход совещания, все высказывания, аргументы, замечания и предложения. во избежание того, чобы «а мы вам говорили» и «не было такого» становились постоянным последствием совещаний.
Автор фотографии на обложке: Marko Milivojevic
Идеолог и руководитель Клуба директоров. Клуб - это самый большой бесплатный бизнес-клуб России с 300 000 управленцев и собственников компаний.
