Проведение совещаний — не самая простая задача, независимо от того, как хорошо вы справляетесь со своими основными обязанностями. Одни переживают, что потеряют внимание аудитории, другие — что не смогут правильно донести информацию, третьи — что их идеи никто не поддержит.
Автор бестселлеров Питер Экономи (Peter Economy) делится пятью мощными лайфхаками, с которыми все ваши совещания станут в 5 раз эффективнее!
Определите цель совещания
Прежде, чем назначить совещание, сядьте и подумайте, зачем вы решили его провести.
- Какова основная цель встречи?
- Почему нельзя обойтись телефонным звонком, письмом по электронной почте или сообщением?
- Кого бы вы хотели пригласить?
- Почему они должны присутствовать?
Ответив на эти вопросы, вы можете обнаружить, что совещание не так уж и нужно, и сэкономите время себе и другим.
Составьте план
Если вы врываетесь на совещание со словами «Так, что тут у нас?» и отчаянно пытаетесь вспомнить все, что хотели сказать коллегам, об эффективности встречи можно забыть.
Дабы провести драгоценное время с максимальной пользой, составьте повестку дня заранее и разошлите ее участникам совещания. Так вы не упустите ни один важный вопрос и значительно сократите длительность встречи.
Решите, кто должен присутствовать на совещании
Определите основных «игроков», которые обязательно должны присутствовать на совещании, и тогда эффективность беседы значительно возрастет. Однако это не значит, что прийти должны только они. Пригласите всех заинтересованных лиц и убедитесь, что никого случайно не забыли.
Заранее подумайте, как удобнее всего донести итоги совещания на тот случай, если кто-то из основных участников не сможет прийти.
Будьте собранными
Убедитесь в том, что начинаете и заканчиваете совещание вовремя, а все участники пришли в боевой готовности. Следуйте заранее составленному плану и сверяйтесь со своими записями, чтобы не отклоняться от темы. Задавайте присутствующим конкретные вопросы.
Продемонстрируйте правильный подход к совещаниям, и все последуют вашему примеру.
Подведите итоги
Многие руководители игнорируют этот этап, а зря. Часто бывает так, что к концу долгого совещания никто уже не помнит, зачем все собрались.
Поэтому в заключение каждой встречи важно резюмировать ключевые договоренности, напомнить распределение обязанностей по проекту и определиться с дальнейшими планами.
Ксения Ерёмина
Копирайтер. Подбираю интересный и полезный контент для читателей Клуба Директоров.
