В последнее время Вселенная приносит мне клиентов, на опыте которых можно научиться, как не надо вести свой бизнес. Доходит до того, что клиент при ответе на самый простой вопрос отсылает к предыдущему главному бухгалтеру.
Бизнес руководителя компании или главного бухгалтера?
Порой думаешь: а чей это вообще бизнес?
Логины и пароли только у главбуха. Первичка — тоже у него. Информация о применяемой системе налогообложения — тоже у него. Где деньги в моменте — это вы вообще о чем? Сколько денег в кассе — а вы вот здесь посмотрите, я не знаю. Какая система оплаты труда — тоже не в курсе, все Марь Иванна знала.
— А где ваш платежный календарь? — А что это и зачем? Я вот бизнесом занимаюсь, а всеми этими вопросами занимался бухгалтер.
— Ну, а договор аренды у вас на какой срок заключен? — Ответ ожидаем…
В общем, не нравится мне такой подход. Уж простите, господа предприниматели.
Да, ваша задача — заработать денег. Но помните, что сохранить их — тоже не самая простая задача, и доверять на 100% главбуху — это чересчур. Главбух может помочь (если сам этого хочет и осознает свое место в компании), но никак за вас не заниматься этим вопросом.
Что надо делать руководителю компании, чтобы сохранить контроль над своим бизнесом?
1. Контролируйте деньги.
Будьте в курсе остатков по счету на утро, на вечер, о движении средств каждый день. Усложните процедуру перевода денег. Сделайте 2 подписи — одну себе, вторую — главбуху. Или иначе: одну себе с правом отправки денег, вторую — просмотровую, для главбуха, чтобы смотрела выписки, создавала платежки, но без вашего ведома ни копейки не могла отправить.
2. Вникайте в отчетность.
Тошнит, да? Как вспомню как выглядит декларация по налогу на прибыль, так тошнит. От тошноты помогает вода с лимоном или сушки с маком.
Контролируйте хотя бы количество отчетов, которые сдает бухгалтер. Составьте сами календарь со сроками сдачи отчетности (гугл вам в помощь) и фиксируйте, что сдано, а что — нет. Так, видя всю картину работы бухгалтера целиком, вы дадите ей понять, что контролируете процесс, в курсе того, что она должна делать.
А, если пойти еще дальше, то можно посмотреть даты сдачи отчетности и сличить их с дедлайнами по сроку сдачи отчетности и сделать вывод о том, насколько эффективно работает главбух.
3. Ведите платежный календарь по налогам.
Даже если ваша компания на ОСН, то запомнить 25 число каждого месяца (НДС платим) и 28 июля, октября, апреля и марта — ну, не так уж и сложно. Вы же вписываете в гугл-календарь даты рождения своих друзей, партнеров, любовницы? Внесите и крайние сроки уплаты налогов. Их все же не так много, как кажется на первый взгляд. 15 число каждого месяца не забудьте (страховые взносы платим). А, если вы еще выучите, что в день выплаты зарплаты (или не позднее следующего дня) надо удержать из дохода сотрудников НДФЛ, то будете отличником!
Высшим пилотажем, конечно, будет вопрос главбуху, заданный 20 октября: а расскажи мне, Марь Иванна, как ты посчитала НДС за 3й квартал? Дай мне табличку, дорогая!
4. Управленческий учет — наше всё.
Руководители компаний из малого сектора зачастую считают, что в малом бизнесе управленческий учет не нужен, ибо «у меня все в голове» (ой, лучше не надо) или «мне главбух все данные дает». Дааааа… Она вам дает. И завтра даст, и послезавтра. И вы доверяете, а еще говорите кромольную фразу «я в бухгалтерии ничего не понимаю, поэтому ты , Марь Иванна, как-нибудь сама сведи учет и дай мне цифры, я посмотрю». Что сведет? Какие цифры? Куда вы будете смотреть?
Ошибочно полагать, что управленческий учет — это прежде всего дорогостоящая 150 раз переписанная программа на базе 1С, которая должна стоить обязательно миллиона 3. Управленческий учет можно вести в таблице xls. В двух файлах: файл с данными о доходах и расходах, и файл о движении денег. Достаточно. Больше не надо. Знайте сколько вы заработали и, где эти деньги. Всё.
Наталья Хот
Эксперт по налогам, бухгалтер, консультант по налоговому планированию
