Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция – Клуб директоров

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

Чуть теории: откуда это пошло и зачем.

С 1 января 2020 года компании и ИП, являющиеся работодателями, могут отказаться от ведения трудовых книжек в печатном их варианте, полностью заменив их электронными версиями, а с 1 января 2021 года на работников, которые трудоустраиваются впервые, бумажную книжку и вовсе заводить не придется - она будет вестись в электронном виде. Вот такой плавный переход на безбумажный оборот реализовал закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019г.

Для того, чтобы обеспечить переход на электронный оборот в части трудовых книжек работодателю придется провести ряд мероприятий, которые необходимо завершить до конца этого года.

1. Бумажная работа

О том, как осуществляется движение трудовых книжек на предприятии, написано в локальных нормативных актах. Да-да, несмотря на то, что многие из вас не ведут книжки, не оформляют их в момент приема сотрудников и их увольнения, правки не вносятся в режиме реального времени, они должны быть, эти правила. В большинстве случаев они один в один отражают нормы трудового кодекса, но это не освобождает нас, работодателей, от необходимости организовать документооборот.

Итак, надо внести изменения во внутренние локальные акты, должностные инструкции кадровиков, бухгалтеров, юристов. Вы должны прописать в своих внутренних локальных документах процедуру перехода на электронные трудовые книжки. Поручите эту работу юристу или бухгалтеру, если он готов взяться за такую работу, которую надо сделать до конца этого года. К таким документам относятся формы уведомления сотрудников и формы заявлений.

2. Пусть сотрудники будут в курсе

Просто перейти на электронные трудовые книжки нельзя. Для этого надо известить сотрудников путем направления или вручения лично каждому сотруднику письменного уведомления, в котором опишите суть грядущих изменений и права сотрудника в части выбора порядка ведения т/к. Известить о переходе надо всех сотрудников без исключения, даже себя (если вы руководитель компании).

3. Успеть до полуночи, иначе карета станет тыквой

Уведомить сотрудников надо было не позднее 30 июня 2020 года. Если вы уведомили сотрудника лично, то на копии уведомления должны были получить его подпись, поставленную собственноручно. Если отправляли Почтой, то у вас на руках должно остаться уведомление о вручении ценного письма. 

4. Не успел – значит опоздал и вот штраф

Если вы не уведомили сотрудников о его праве отказаться от ведения трудовой книжке на бумаге, то вам может прилететь штраф по статье 5.27 КоАП: для ИП от 1 000 до 5 000 руб., для организации — от 30 до 50 тыс. руб.

5. Получите, распишитесь

Все сотрудники, получившие уведомление, должны до 31 декабря 2020 года принять решение о том, хотят ли они перейти на электронную версию трудовой книжки или останутся с ее печатной версией. Если сотрудник направит заявление и успеет это сделать до 31 декабря этого года, то переходу на электронную версию т/к быть. Если сотрудник не пришлет заявление, то он останется с печатной версией трудовой книжки.

Нерешительные сотрудники, которые не подадут заявление своему работодателю о переходе на электронную трудовую книжку, уже не перейдут на этот формат. Если же сотрудник написал заявление, в котором указал, что он оставляет бумажную версию, то в любой момент сможет передумать. Запудрили мозги, конечно…

6. Возвращаем трудовую книжку

Всем, кто указал в заявлении, что выбирает электронную трудовую книжку, надо выдать их бумажные версии, при этом в саму книжку внести запись о том, что выбрана электронная версия.

А какой штраф и почему вы заплатите, если не зарегистрируете вакансию, читайте в статье Катерины Земсковой.

Наталья Горячая
Наталья Горячая
Генеральный директор В

Ваш главный бухгалтер, а не счетовод.

Похожие статьи

Авторизоваться для комментирования: