Роман Швецов написал статью про делегирование и с его разрешения публикуем.
Я решаю в три раза больше задач, чем раньше. Как? — Я делегирую. Большую часть своих рутинных задач я передаю на аутсорсинг, освобождая свое время для более важных дел. Использую для этого наш проект «Делегатор» . Вот примеры задач, которые удается отдавать исполнителям:
Делегируем задачу «Подбор персонала»
Я решил усилить команду хорошим управляющим, но чтобы самостоятельно не подбирать резюме и не изучать отклики на вакансию, делегировал это дело нашим HR. Отправил своему ассистенту, по сути личному менеджеру, характеристики, которым должен соответствовать директор. На следующий день получил список подходящих кандидатов с резюме. Выбрал понравившихся, отметил подходящее для меня время для беседы с кандидатами и передал менеджеру. Менеджер провел предварительное собеседование с кандидатами, выявил тех, кто готов работать не находясь ежедневно в офисе. И уже отобранные кандидаты были приглашены на собеседование. В назначенный день всем записавшимся кандидатам ассистент отправил СМС с напоминанием и адресом, а другой специалист встретил их в фойе. Мне осталось только провести собеседование.
Делегируем задачу «Ввести код ОКВЕД и ЕГРИП»
Клиент ставит задачу 
Работа по задаче
Делегируем задачу «Поиск коворкинга»
Я очень люблю путешествовать и часто бываю в разных городах, где у меня не только развлекательная программа, но и деловые встречи. Встречаться в кафе не очень удобно, поэтому я использую коворкинги. Один звонок или СМС менеджеру и через пару часов у меня список коворкингов с ценами, адресом, контактами и графиком работы. Я выбираю подходящий и ассистенты бронируют его на удобное время.
Делегируем задачу «Покупка футболки»
У меня есть очень классная футболка, самая любимая, но поизносившаяся со временем. Очень хотел такую же новую, но бегать и искать по магазинам желания не было. Я поставил в нашей системе задачу по поиску и приложил фотографию, так чтобы можно было разобрать название производителя с ярлычка. Уже через день ассистент мне нашел несколько вариантов с ценами и сроками доставки, я выбрал подходящий, и ассистент заказал точно такую же футболку, только новую. Оплату также сделали вместо меня с депозитного счета. Это очень удобно закидываешь один раз в месяц сумму и не тратить время на оплаты в интернете — это делают ассистенты.
По сути все что мне нужно — поставить задачу. Это можно сделать в нашей IT системе или через мессенджер личному менеджеру. После этого она идет в работу ассистентам, в зависимости от срочности и масштабности задачи я получаю первый отчет в интервале от 30 мин до 3х часов, после которого при необходимости могу внести коррективы и команда продолжит работать над поручением. Далее через согласованное время мне приходит отчет с конечным результатом.
А как же качество выполнения задачи спросите вы? Я за это спокоен, потому что каждый результат перед тем как отдать клиенту, т.е. мне, проходит через трехступенчатый контроль качества: проверяется специалистом, руководителем направления к которому относилась задача и клиентским менеджером.
Делегируем задачу «Найти курсы этикета для мамы»
Клиент ставит задачу
Работа по задаче
Очень удобно, что ассистентов много, поэтому я могу решать несколько задач параллельно, но при этом я общаюсь только со своим менеджером, а не со всей командой.
Какие задачи я обычно ставлю?
- Горящие задачи — то есть те дела, которые нужно сделать в максимально короткий срок.
- Неприятные задачи — это те задачи, которые мне вроде бы и нужно делать, но по каким-то причинам я этого не хочу.
- Рутинные задачи — повторяющиеся задачи, которые нужно делать каждый день, либо с частой периодичностью.
- Личные поручения — задачи личного характера, на которые не нужно объемное ТЗ, но на них жалко тратить время. Например, найти какую-то книгу или забронировать ресторан на конкретное время.
- Интересные творческие задачи — иногда я ставлю сложные верхнеуровневые задачи команде. Это развивает и мотивирует людей, они ощущают свою причастность к развитию компании. Я не рассчитываю, что подобные задачи будут решены полностью и идеально без меня. Но часто я получаю неожиданные результаты, свежие идеи.
Из этого списка я исключил задачи, которые должен сделать сам и ежедневно могу уделить максимальное время своим важным задачам или просто провести время с моей любимой семьей. А вы так можете?
Как учитываются задачи в программе «Планфикс»
Проверьте, как это работает и освободите свое время. Оставьте заявку на сайте «Делегатор24» и я гарантирую, что через 2 недели вы не узнаете свой распорядок дня!
Роман Швецов
Специалист по управленческому делегированию и просто хороший человек.
