Аутсорсинг кадрового делопроизводства: Как стартап сэкономил 800 000 рублей

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: Как стартап сэкономил 825 000 рублей

Кадровый прогноз при аутсорсинге делопроизводства IT-стартапа

О чем руководителю важно знать на каждом этапе «жизненного цикла» сотрудника IT-стартапа? Специально для Клуба директоров компания по кадровому делопроизводству на аутсорсинге «Профессиональные кадровые решения» написала памятку об этом.

​Почему стоит разобраться в кадровом учете  

​Государство неуклонно движется в сторону повышения прозрачности отношений «работник-работодатель». Это выражается в систематическом повышении штрафов, изменении подхода к проверкам ГИТ (​вот, например, план текущих проверок ГИТ по г. Москве​), зарплатных комиссиях ИФНС. Все жестче финансовый мониторинг банков и его вопросы о реальности бизнеса и конкретных сделок (в аспекте достаточности персонала и реальности его ФОТ).

Процесс цифровизации кадровых процессов (электронные трудовые книжки и прочее) вроде должен все облегчать, но на деле добавляет неопределенности.

Очень важно оценить частоту приемов и увольнений будущих сотрудников, особенно на сверхдинамичном IT-рынке, где «период полураспада» хорошего специалиста в среднем составляет 2-3 года. И этот срок все время сокращается (говорят, в Нью-Йорке средний стаж разработчика Ruby on Rails у одного работодателя уже составляет всего 8-9 месяцев).

Этап 1: Задумываемся об HR в ИТ компании уже на этапе бизнес-плана
Итак, вы придумали стартап. Возможно, заручились поддержкой инвестора. Или делаете все сами. Уже на этом этапе вам стоит продумать финансовые аспекты, связанные с затратами на персонал. И это не только зарплата. Есть неочевидные затраты на поиск, например.

Что нужно сделать: ​​оформление в штат стартапа

Вам нужно определиться с командой и нюансами официального оформления людей. Горизонт планирования — 1-3 года. Задайте себе вопросы: с каким профилем опыта, знаний и умений будут эти люди? Сколько они могут стоить на рынке и где их взять?

Нужно учесть разные сценарии: вдруг люди уволятся (а разработчики, как показывает экспертный опыт, уволятся через год-два) и сколько будет стоить их первичный подбор или быстрая замена. Полезно определиться с прогнозной суммой будущих расходов на поиск и сопровождение отношений с персоналом  в течение определенного периода.

Чем может помочь аутсорсер: 

Планирование должно быть максимально реалистичным и основанным на статистике отрасли и конкретных профессий, ситуации на рынке. Поэтому стоит заручиться помощью экспертов. В «Профессиональных кадровых решениях» на этапе бизнес-плана клиентам предлагают разработку профиля, определение вилки по ожиданиям ФОТ кандидатов и демонстрируют актуальный разброс цен кадровых агентств при подборе.

Кадровый прогноз при аутсорсинге делопроизводства IT-стартапа

​Кейс 1. Как ИТ-стартап зафиксировал на три года расходы на комплексное кадровое сопровождение

Затраты на кадровое сопровождение традиционно состоят из затрат на подбор персонала, кадровый учет, расчет заработной платы и правовое сопровождение трудовых отношений 

Запрос: составить бюджет на стартап

Компания-акселератор запросила составление бюджета затрат на кадровое сопровождение нового стартапа в области разработки и запуска на рынок компьютерных игр (VR продукт).

​Запрос от стартапа для будущего аутсорсинга кадрового сопровождения​.

​Запрос от стартапа для будущего аутсорсинга кадрового сопровождения​

* отдельно предложить стоимость закрыти я вакансий "под ключ"

Анализ затрат на кадровое сопровождение

​Эксперты нашей компании проанализировали рынок труда по требуемым вакансиям, спрогнозировали объемы кадровых событий ( в том числе вероятную текучесть персонала), оценили специфику и необходимость взаимодействия с госорганами, и предложили пакет услуг со стоимостью, зафиксированной на ​3 года.

Наш итоговый расчет стоимости услуг по периодам.

* стоимость закрытия вакансий "под ключ" составит до 0.75 ФОТ кандидата

В предложенном пакете обслуживания были учтены все потребности стартапа, полностью закрывающие все  вопросы, касающиеся кадров:

все потребности стартапа, полностью закрывающие все  вопросы, касающиеся кадров
​Нюансы: При аутсорсинге кадрового делопроизводства программное обеспечение покупать не требуется

Для ведения кадрового делопроизводства необходимо использовать специальное ПО. Если покупать софт нет желания, можно отдать ведение на аутсорс, как поступили основатели стартапа из кейса. Агентство ведет все кадровые вопросы на своем ПО и передает результаты в основную бухгалтерию (за счет этого затраты на бухгалтерское сопровождение в этой части можно снизить). 

Нюансы: Визовый режим для важных сотрудников

Хорошие специалисты часто едут из Украины, Беларуси, Казахстана, Армении, Литвы. С какими-то странами у нас безвизовый режим, с какими-то — нет. Хоть тимлид и не гастарбайтер на стройке, но проблемы с визами и разрешениями основателю стартапа придется решать точно так же. В нашем кейсе компания взяла это на себя, включив миграционный учет и взаимодействие с миграционными службами в услуги комплексного сопровождения стартапа.

​Нюансы: Воинский учет​ для IT-стартапа

Есть нюансы, которые естественным образом выпадают из поля зрения, когда ты двигаешь стартап в IT. Например, вы должны вести воинский учет своих разработчиков и взаимодействовать с военкоматами (Рекомендуем это руководство).  Большинство о таком никогда не думает. 

Несоблюдение пусть и не сложного, но обязательного требования вести воинский учет ведет к штрафам, а штрафы привлекают внимание трудовой инспекции, возрастают шансы проверки. В общем, мелочь, а неприятно. В нашем кейсе ведение воинского учета, включая все контакты с военкоматом, стало частью услуг по кадровому делопроизводству стартапа.

Нюансы: электронный документооборот (ЭДО) в HR

​Сейчас активно продвигаются цифровые нововведения, например, электронные трудовые книжки и электронный кадровый документооборот внутри компании. Изучите этот вопрос — скорее всего, вам будет удобно изначально построить все процессы на основе электронного документооборота. Это особенно актуально, если вы планируете использовать дистанционные формы работы или ваш персонал будет территориально распределен по офисам в одном городе или нескольких. Заранее исключите издержки на то, чтобы возить кадровые бумаги туда-сюда, как минимум.

Компания "Профессиональные кадровые решения" включена в рабочую группу Минтруда по внедрению ЭДО в кадровые процедуры работодателей и предлагает такие технологии своим клиентам.​

Нюансы: подбор персонала

Дополнительно к полученным вводным предложили клиенту учесть вероятную текучесть персонала и необходимость подбора специалистов на замену уволившимся в объеме до 12 работников за три года. Расчет этого объема основан на пессимистичном предположении: не менее 30% сотрудников, набранных в первые год-полтора , в течение 2021-2022 года захотят сменить работу.

На этапе анализа вместе с заказчиком составили описания профилей вакансий, прогнозы по набору и приросту численности, понимание необходимости и источников поиска иностранной рабочей силы.

По каждой планируемой вакансии компания оценила рынок:

  • Примерный ФОТ сотрудников по заданным профилям;
  • Вероятные сроки подбора;
  • Релевантные источники поиска.

Вот, например, фрагмент из профессионального суждения по вакансии Data scientist (эксперт по анализу массивов данных)

фрагмент из профессионального суждения по вакансии Data scientist (эксперт по анализу массивов данных)

Этап 2. Найм сотрудников можно передать на HR аутсорсинг

Набираем команду на основе анализа и прогнозов. Если нужные люди еще не с вами, вам придется сканировать ресурсы с резюме, опрашивать знакомых, давать объявления и использовать самые разные источники. В IT не так просто найти хороших свободных спецов. Некоторые HR даже ищут программистов в Tinder.

Что нужно сделать: найти и оформить кандидатов в стартап  

Найти кандидатов, отобрать лучших как по профессиональным, так и по личным качествам, организовать собеседования и выставлять кандидатам офферы. Обычно процесс имеет весьма туманные временные рамки. Кандидаты умеют «удивить»: не приходят на собеседование, подделывают резюме, принципиально не общаются по телефону. Если вы — уже слаженная команда и новых людей набирать не нужно — вам повезло. Переходите сразу к оформлению трудовых отношений.  

Решение: делегируем подбор, полностью или частями

Можно отдать подбор кадровому агентству, полностью или частично. Обычно так и делают, ведь много времени при подборе уходит даже не на собеседования , а на первичный отбор резюме, звонки или письма кандидатам, рассказ о вакансии и получение подтверждения, что диалог вообще стоит продолжать. А у основателя стартапа хватает задач. 

Рутину с подбором и наймом можно отдать на «абонентку». Вот история, как клиент делегировал «Профессиональным кадровым решениям» кадровые вопросы с функцией подбора до 12 вакансий в год, зафиксировал затраты и застраховал себя от незапланированных трат при увольнениях.

найм сотрудников на аутсорсе

Кейс 2: Аутсорсинг подбора персонала для облачного сервиса в сфере  финансовых услуг (B2B)

Из этого кейса родился популярный тариф компании «Профессиональные кадровые решения».

Запрос: Найм сотрудников для ИТ-стартапа

Молодая московская IT-компания без «богатых родителей». При кассовых разрывах справляться нужно самим, поэтому важно иметь стабильные финансовые прогнозы по всем видам затрат на поддержание бизнеса. В том числе и по блоку затрат на подбор персонала. 

Клиент попросил разработать бюджетное решение по подбору и включить его в тариф с абонентской платой.

Решение: ​Рекрутинг на аутсорсинге ​с фиксированной платой

Эксперты «ПКР» предложили тарифный план, в который в том числе вошел пакет поиска «под ключ» до 12 вакансий за год. Для стартапа этого достаточно. В итоге у клиента нет стресса при увольнении или расширении компании — он знает, что уже оплатил все работы и все будет сделано в автоматическом для него режиме.

Также в пакет вошли регулярные исследования рынка труда по профилям вакансий, необходимых стартапу. Это нужно, чтобы всегда иметь на примете людей и понимать их текущие ожидания, а не искать с нуля. В быстро развивающемся мире такая потребность «просто повстречаться и присмотреться» очень востребована.

Результат: экономия клиента за 4 месяца составила 825 000 

В итоге клиент получил  профессиональный сервис подбора персонала с ежемесячной оплатой 75 тысяч рублей. Это меньше, чем обошелся бы штатный квалифицированный IT-рекрутер с учетом налогов, организации рабочего места и программного обеспечения, проплаты доступов на платные интернет-ресурсы по поиску (HH, Superjob). Компания не только сэкономила, но и исключила  непрогнозируемые всплески затрат на подбор.

Вот реальный результат за 4 месяца. Экономия рассчитана на основе самого дешевого тарифа кадровых агентств в 1 ФОТ.
300 000 рублей - стоимость кадрового сопровождения на аутсорсинге облачного сервиса для финансовых услуг в сфере B2B.

75 000 рублей - стоимость рекрутингового сопровождения на аутсорсинге для облачного сервиса в сфере финансовых услуг (B2B).

Этап 3. Организация первого рабочего дня сотрудника в стартапе - снова делегируем?

Мы только подошли к первому рабочему дню. Грамотно задокументировать факт установления трудовых отношений очень важно до того момента, как новый сотрудник фактически приступит к работе и получит доступ к информации и ресурсам своего работодателя

Что нужно сделать

Проверить полноту и корректность личных документов, которые принес сотрудник. Сформировать пакет документов на прием , в том числе трудовой договор и согласие на обработку персональных данных. Ознакомить сотрудника с внутренними правилами компании, зафиксированными в ЛНА и не только. Провести первичные инструктажи, в том числе  по охране труда. А еще не забыть, что с трудовыми книжками жизнь наша больше не будет прежней

Не забудьте о контроле готовности рабочего места — бывает, что человек неделю работает, а у него нет стола или компьютера. Его простой — ваши убытки.

Решение : сопровождение первого рабочего дня как часть сервиса на аутсорсинге

При абонентском кадровом сопровождении специалисты "Профессиональных кадровых решений" заблаговременно напомнят об организации и проконтролируют готовность рабочего места , проведут проверку документов, первичное оформление и типовые инструктажи нового сотрудника.

Этап 4. Текущая работа стартапа: ведем кадровое делопроизводство сами или аутсорсим

Наконец стартап заработал. Но кадровые вопросы только начинаются.

Что нужно делать
  • Вести табель учета рабочего времени, отмечая в табеле явки и неявки сотрудников (больничные, отпуска очередные и за свой счет, командировки и тому подобное).
  • Начислять и выплачивать заработную плату не реже раза в две недели.
  • ​Грамотно оформлять взыскания и поощрения (премии и штрафы).
  • Общаться с миграционной службой и контролировать сроки действия виз, если вы наняли иностранцев.
  • Вести воинский учет и общаться с военкоматами.
  • Проводить специальную оценку рабочих мест (это требования охраны труда)
  • Работать с взысканиями и поощрениями (премии и штрафы).
  • ​Следить за соблюдением графика очередных отпусков.

Работник в этом году не был в отпуске. Почему он стоит компании на 1 Фот дороже?

Решения : нагрузить бухгалтера, завести своего кадровика или отдать на комплексный аутсорсинг

По сути вам нужно "закрыть" три функции : кадровика-делопроизводителя, юриста по трудовым отношениям, бухгалтера по зарплате. Содержать всех троих накладно, поэтому обязанности можно распределить между теми, кто уже есть в компании . Или отдать все на комплексное сопровождение "под ключ"

как уволить сотрудника

​Этап 5. Увольнение сотрудника можно поручить кадровому агентству

Бывает, что человек увольняется или вы решили его уволить. Это потенциально конфликтная ситуация, в котором вам, как работодателю, могут не только испортить настроение и репутацию, но и «насолить» через жалобы в Государственную трудовую инспекцию (ГИТ).

Что нужно сделать: расстаться с минимальными потерями

Если человек уходит по собственному и вы обо всем мирно договорились - прекрасно.  Если увольнение — ваша инициатива, готовьтесь к неприятному и сложному разговору. Лучше всегда придерживаться мирного сценария, но и помнить о своих интересах. И действовать решительно, потому что при «долгих проводах» сотрудник может хорошо подумать и «придумать» нежелательный для вас сценарий.

Решение : профессиональные переговоры

Увольнение — ситуация, требующая навыков переговорщика. Некоторые руководители предпочитают увольнять лично. Другим это сложно или неинтересно. В таких случаях полезно иметь договор на кадровое сопровождение. Эксперты «Профессиональных кадровых решений» зачастую берут на себя все аспекты увольнения: от оформления документов и «финальной» беседы с сотрудником до представления интересов работодателя при конфликтах с ГИТ. А также предоставляют на выбор работодателю  разные сценарии увольнения.

Этап 6. Сопровождение проверок госорганов можно делегировать внешним специалистам кадрового учета

Время от времени вас будут проверять государственные органы. Нужно готовиться к проверкам и знать, чего от вас ждут. Быть в курсе изменений законодательства.

Ваш штатный персонал будет интересовать не только ГИТ, но и налоговую инспекцию. В том числе налоговую интересует, направлены ли трудовые функции вашего персонала на цели заявленной вами деятельности. Также банки проверяют, действительно ли объем ваших контрактов с клиентами можно вести тем количеством сотрудников, что вы имеете. 

Недовольный сотрудник может обратить на вас внимание прокуратуры. Ну и Роскомнадзор — этот орган следит за защитой персональных данных работников (действующих, бывших, потенциальных). Выполняете ли все требования по защите и своевременному уничтожению информации.

Что нужно знать при проверках компании
  • Знать потенциальные проверяющие органы.
  • Разбираться, при наступлении каких событий какие возможны последствия.
  • Знать основные нарушения со стороны работодателя и соответствующие штрафы.
  • Соблюдать законы и все нормативы.
нарушения работодателей

Нарушения работодателей, выявленные ГИТ  в 2019г

Самые высокие штрафы в области трудовых отношений. Что грозит вам?

Как делегировать работу с госорганами

При оформлении услуги «Отдел кадров под ключ» вся рутина с проверяющими органами, а также разрешение спорных ситуаций остаются в компетенции экспертов по управлению персоналом. Кроме того, руководитель для принятия кадровых решений всегда получает профессиональную оценку: каковы риски по ситуации, вероятность их наступления, размер возможной ответственности.

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге для IT-компании «Отдел кадров под ключ»

Если вы не хотите заниматься кадровой рутиной и не любите адреналиновые сюрпризы от Трудовой инспекции, наймите отдел кадров «под ключ». Вы получите универсального кадровика, который делает все — от подбора до увольнений. Это дешевле, чем брать человека в штат (минус затраты на налоги, рабочее место, ПО по учету кадров и зарплат).

Услуга «Отдел кадров под ключ» от компании «Профессиональные кадровые решения» — это сопровождение отношений «работник-работодатель» от подбора до увольнений, работа со всеми документами и консультации.

Почему это выгодно

  • Абонентская плата закрывает все кадровые вопросы, включая поддержку всех текущих изменений трудового законодательства.  
  • Автономная работа — вы сами определяете степень своего участия в кадровом делопроизводстве. 
  • Объясняем все на простом языке и не отсылаем читать законы.
  • Вам не нужно покупать кадровое ПО.  
  • Есть типовые договоры и все для упрощения работы.  
  • Умеем нанимать «звезд» IT и формулировать «хотелки» специалистов на языке договора.
Годовое сопровождение кадрового делопроизводства

При ссылке на эту статью получите первый месяц бесплатно + экспресс-аудит в подарок. Переход на электронные трудовые книжки включен.

Подбор персонала, кадровое делопроизводство, расчет зарплаты, воинский учет, миграционный учет, подготовка к проверкам — все, что нужно. Стоимость в месяц меньше содержания собственного штата. Переход на электронные трудовые книжки включен.

Ольга Косинова
Директор департамента сопровождения трудовых отношений В

Похожие статьи

Авторизоваться для комментирования: