Позвольте нарисовать картинку. Вы владелец компании на ОСН – общей системе налогообложения. Умный, образованный и коммуникабельный. Возможно, начинали карьеру с продаж. Но это не принципиально. Главный критерий – вы не любите бухгалтерию. И не знаете её от слова совсем. Общаетесь с вашим бухгалтером раз в квартал. И каждый раз будто с инопланетянином. Вроде и гуманоид, но что сказал не понятно.
Тогда, с вероятностью, в которую даже не хочется верить, вы переплачиваете по налогам. И это не обязательно связано с непрофессионализмом вашего сотрудника. Хотя грустные истории «косяков» бухгалтеров с тяжкими последствиями для бизнеса, тоже не редкость.
Ситуации, которые я опишу, связаны с тем, что из-за отсутствия вашего интереса к этой «скучной бухгалтерии», важный сотрудник оставлен без вашего внимания. И неподконтролен, соответственно расслаблен. Ведь расслабляться — это свойство любого психически здорового человека.
В этой статье я опишу самые распространенные примеры. Сразу оговорюсь, я не претендую на полноту изложения. Это всего лишь взгляд на пройденный путь. И возможность направить ваше внимание на проблемную зону.
Потеря №1. Командировки.
К примеру, ваш сотрудник поехал в командировку и, конечно же, проживал в гостинице. Но счет-фактуру командировочный не взял. Не дали, забыл…Это не важно.
Важно то, что у бухгалтера не появилось документа, подтверждающего расход. То, что оплата гостиницы была проведена с расчетного счета компании не имеет значения. Бухгалтер с той самой невероятной вероятностью, не поставит сумму проживания на расход. И формально будет прав. Даже объяснит вам почему. Потому что в случае проверки налоговой, без документального подтверждения расхода, налоговый орган, не только не примет данные затраты, но и начислит штрафы и пени. Вам это надо?
Естественно, у вас есть все рычаги влияния, чтобы обязать сотрудников собирать первичку. Но для этого нужно быть информированным об этом. Может быть ваш бухгалтер и говорил Вам, но уже отчаялся достучаться. А может и нет.
Теперь давайте посчитаем. Если командировочный жил 3 дня за 3 тысячи в день, это 1 800 рублей только снижения налога на прибыль. И еще 1 373 (1500 с 2019года) рублей НДС, если гостиница не на упрощенке.
Может это и не много. Но неправда ли, всегда можно найти лучшее применение этой сумме.
Кроме того, таких лазеек масса. Любые разовые расходы или расходы без строгой периодичности, в зоне риска. Транспортные, рекламные, офисные, все что угодно. Дальше все зависит от ответственности вашего бухгалтера, его загруженности, качества вашего общения и вашей вовлеченности в этот «скучный» процесс.
Потеря № 2. Любые траты наличными.
Однажды у меня скоропостижно скончался свитч, московский офис оказался без интернета, а региональные филиалы того хуже – без всего, включая IP телефонию. В таких случаях, без раздумий достаешь деньги из кармана. Но оказывается и такие траты можно поставить на затраты, снизив НДС и налог на прибыль. Оформляется это через авансовый отчет и средства возвращаются на карту сотрудника/собственника. Достаточно опять же документально подтвердить расход. Только мне много лет такая простая процедура была неведома).
Проверьте, а сколько вы расходов до сих пор несете наличными/не с расчетного счета? Каким образом покупаются у вас расходники, например, те самые пресловутые печеньки?
Любой мало-мальский бухгалтер знает, что это все можно поставить на расход, снизить прибыль и НДС. Почему же он об этом молчит? А потому что, любой контрагент, это договор, проводка, акты сверок, та самая первичка. И это всё дополнительная работа.
Потеря №3. Больничные.
Вероятно, ваши сотрудники болеют. Время, которое они валяются в кровати, работодатель обязан оплачивать. Но обязан оплачивать только 3 дня за свой счет, дальше подключается ФСС. Не зря же мы ежемесячно платим туда взносы. Конечно, сотрудник может полдня провести в своей поликлинике, гоняясь за заветным штампиком на больничном. И вряд ли это рационально, если срок его отсутствия был 3 дня. А если больше…Вроде все до предела банально, но случаи, когда выплаты в ФСС никак не снижаются не так уж редки и по сей день.
Потеря №4. Материальная помощь.
Раз в год, работодатель имеет право выплатить своим сотрудникам по 4 тысячи рублей в качестве материальной помощи. И это не облагается никакими налогами.
Сумма, конечно, не велика. Но если периодически поощряете сотрудников премией, то кто вам мешает часть премии выплатить таким образом. Теперь помножьте количество премируемых на 4 тысячи рублей и умножьте на 0,302. Получите сумму своей экономии. 10 человек это 12 080 рублей.
Потеря №5. Платные учебные заведения.
Предположим ваши дети учатся в платном учебном заведении. Или даже дети ваших сотрудников. Законодательством предусмотрена возможность оплаты их обучения предприятием. И НДФЛ это не облагается. Вопрос снижения налога на прибыль в данном случае весьма спорен. А вот с чистой прибыли это сделать никто не мешает. Конечно, собственник в прямую в данном случае на налогах не экономит. Но косвенно еще как. Ведь он оплачивает обучение своего чада либо с зарплаты, обложенной всеми налогами, либо с дивидендов, заплатив 13%. Например, за 8 лет обучения моего чада, я бы могла сэкономить пол миллиона рублей. А всего лишь надо было заключить 3-х сторонний договор: учебное заведение-компания-родитель. И платить прямо с расчетного счета.
Потеря №6. Переплата по налогам.
Случается, так, что у вас происходит переплата по налогам. Я не про НДС, с которым все неоднозначно. Бывают переплаты по фондам, прибыли, которые никак не зачесть в счет будущих платежей. К примеру, наша компания закрывала обособленное подразделение с переплатой по налогу на прибыль в тысяч 50. Возврат излишне уплаченных налогов, дело вполне посильное, но требующее определенной процедуры. Это не разовая акция. А иногда эффективней лично посетить государственное учреждение. Теперь представьте какой ответственностью должен обладать ваш бухгалтер, чтобы в ситуации «Никто не знает, никто никогда не узнает», встать и поехать в налоговую. Ведь как правило, бухгалтер работает на фиксированной зарплате. Вот и остается всего лишь 2 мотиватора – внутренняя ответственность, либо страх потерять лицо и, в конце концов, работу. При вашем попустительстве, только первый.
Некоторые собственники считают, что обязательный аудит панацея от всех бед.
Бухгалтерский аудит — это процедура, помогающая оценить правильность работы бухгалтерии и соответствия сданной отчётности и уплаченных налогов финансово–хозяйственной деятельности компании.
То есть, аудит призван оценить, причем выборочно, правильность ведения вашего бухгалтерского учета с точки зрения карательных органов. И ничего больше.
Что же можно предпринять, если описанная ситуация, показалась вам знакомой
- Уделяйте внимание вашей бухгалтерии, начиная от правильного подбора сотрудника, до регулярного общения с ним и его невзгодами. А последнего у него достаточно. Совершенно очевидно, что в вопросе соблюдения налоговой дисциплины, поблажек никому уже не будет. Так что бухгалтер, либо ваш фактор риска, либо член команды. Бухгалтер не заработает, но может помочь сохранить и снизить риск налоговой проверки.
- Изучите хотя бы самые основы бухгалтерии, чтобы говорить на одном языке. Подпишитесь, например, на страницы компаний, предлагающих бухгалтерию на аутсорте. Они рекламируют себя, ведя просветительную деятельность. Есть рассылка журнала «Главный бухгалтер» и масса другой полезной инфы в свободном доступе.
- Время от времени, консультируйтесь у других специалистов. Ваш бух, заваленный первичкой, возможно просто не в состоянии, осилить огромное количество методических рекомендаций и инструкций от ЦБ и Росфинмониторинга.
Всем удачи и профита.
Галина Пивоварова
Эксперт в B2B, соискатель на должность исполнительного директора
