Зачем нужен кадровый учет
Кадровый учет в компании обычно не воспринимается руководством как приоритетная задача. Часто до него вообще не доходят руки. Ни у первого лица, ни у бухгалтера, которому его чаще всего поручают. И у того, и у другого всегда есть масса более важных дел, от которых зависят прибыль, налоговая безопасность и другие важные аспекты. А что – кадровый учет? Ведь для дела он не нужен – для дела достаточно одного списка сотрудников.
Так и ведут его – с пятого на десятое, по остаточному принципу. Ни времени на него не хватает, ни воли: рука не подымется сделать выговор за недоделки кадрового учета бухгалтеру, только что героически сдавшему квартальный отчет!
Но при этом забывается, что на свете существует Государственная Инспекция по Труду и она проводит проверки.
Плановые и внеплановые проверки
В ходе плановых проверяют все, что касается кадрового учета. То есть весь обязательный пакет кадровых документов, начиная с локальных нормативных актов и заканчивая личными делами сотрудников.
В ходе внеплановых тоже проверяют всю кадровую документацию, но несколько по-другому. Неплановые обычно инициирует жалоба сотрудника, чаще всего – уволенного, причем, не важно – обоснованы его претензии или нет. Есть жалоба – значит, компания плохая по определению, и ГИТ идет туда. Сперва запрашивает документы, связанные с предметом жалобы (увольнением, конфликтом), затем – остальные, связанные с жалобщиком-сотрудником, а затем и все прочие, касающиеся кадрового учета. Находит недочеты, выдает предписания об устранении нарушений и/или выкатывает штрафы – независимо от результатов рассмотрения исходной жалобы и вне связи с ней.
Велики ли эти штрафы? На должностное лицо и ИП в диапазоне от 1 000 до 5 000 рублей, на организацию — от 30 000 до 200 000 рублей и даже больше. В общем – неприятно.
Проблемы и решения
Так что же делать? Как поставить кадровый учет?
Здесь есть несколько проблем и помимо его низкой приоритетности в компании. Дело в том, что кадровый учет – это сегодня несколько десятков видов документации, форма которых довольно часто корректируется государством. То есть, тут важно не только однажды все выучить и обзавестись шаблонами, но и быть в курсе новейших изменений.
Кто это будет делать?
Можно взять в штат специалиста. Но для небольшой компании это слишком накладно. Тем более, что таких, кто на самом деле знает кадровый учет (а не только пишет об этом в резюме) – не так уж и много на рынке труда. Поручать кадровый учет обычному бухгалтеру в режиме совмещения – гарантия грядущих неприятностей, об этом мы уже сказали.
Как же быть?
Ответом является кадровый аутсорсинг.
- Это во-первых – дешевле в плане прямых расходов, поскольку у компаний-специалистов по кадровому аутсорсингу работники загружены оптимально.
- Во-вторых – нет проблем с актуальностью их знаний о кадровом учете: компания-специалист уж точно не пропустит никаких новинок в требованиях.
- В-третьих: аутсорсером легко управлять – вы жестко требуете от него выполнения задач и не принимаете во внимание никакие отговорки, как порой приходится делать в случае со штатными сотрудниками.
Выгоды аутсорсинга
Как работает кадровый аутсорсер – петербургская компания «Кузница кадров»? Есть разные варианты взаимодействия. Например:
- Консультация по тому или иному вопросу кадрового делопроизводства. Специалисты «Кузницы кадров» ответят на вопрос или проверят вашу кадровую документацию, не дожидаясь ГИТ и, выявив недочеты, помогут их исправить. Обычная ситуация, когда примерно 70% необходимых документов просто нет и о существовании многих из них руководство вообще не догадывается. А остальные 30% оформлены с ошибками.
- Аудит – «Кузница Кадров» проверяет все кадровое делопроизводство в компании, делает отчет и составляет рекомендации. Затем «Кузница кадров» уходит, и дальше клиент может вести свой кадровый учет самостоятельно. При необходимости такой аудит можно повторять.
- Постоянное ведение «Кузницей кадров» кадрового документооборота клиента. Здесь ответственность аутсорсера и, соответственно, защищенность клиента выше.
Однако, начинает сотрудничество с клиентом «Кузница кадров» обычно вот с чего. Регулярность плановых проверок ГИТ зависит от категории риска, присвоенной компании. Всего выделено пять категорий, и организации, попавшие в категорию низкого риска, объектами плановых проверок не становятся. Государственная инспекция по труду, стремясь снизить собственные трудозатраты, разработала онлайн-опросник, который на начальном этапе позволяет ей выявить потенциальных нарушителей.
Анализируя ответы в этом опроснике, ГИТ принимает решения о своих дальнейших действиях в отношении компании. Для снижения рисков взаимодействия с ГИТ на первоначальном этапе необходимо корректно подготовить ответы, и помощь в этом – одна из услуг «Кузницы кадров».
Штрафы более 600 000 рублей или закрытие компании
Пожалуй, стоит привести пример работы кадрового аутсорсера. Так, среди клиентов «Кузницы кадров» - динамично развивающаяся строительная компания, выполняющая весь комплекс строительных работ от разработки проектной документации и поставки материалов до возведения объектов «под ключ».
Компания возникла в 2012 году. Среди ее клиентов - РЖД, МЭИ, МАИ, МИФИ, РГТУ и др. Ежегодно реализуется от 10 до 20 крупных проектов, в том числе со специальными допусками и лицензиями. В общей сложности в компании работает более 40 постоянных сотрудников.
Кадровые документы компании долгое время не велись или были составлены неправильным образом. В результате, компании угрожали штрафы на сумму более 600 тыс. руб. и юридические разбирательства, чреватые полным прекращением деятельности.
«Кузницей кадров» была проверена кадровая документация этой компании, относящаяся как к числящимся в организации на момент проверки сотрудникам, так и к уволенным ранее.
Какие кадровые документы проверяются:
- трудовые договоры;
- дополнительные соглашения к трудовым договорам;
- личные карточки работников (форма Т-2);
- приказы о приеме на работу (форма Т-1);
- приказы о переводе (формы Т-5);
- приказы на увольнение (форма Т-8);
- локальные нормативные акты организации.
- штатное расписание
- должностные инструкции
- соответствие заработных плат МРОТу
Как устраняли нарушения ведения кадрового делопроизводства
По результатам проверки были выявлены нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства практически по каждому виду кадровой документации. «Кузницей кадров» была проделана работа по их устранению:
- Все кадровые документы с обнаруженными недочетами были переработаны в соответствии с действующими нормами, а также подготовлен полный пакет недостающей кадровой документации.
- Оплата труда сотрудников приведена к требованиям МРОТ.
- Кроме того, оказалось необходимо полностью переработать штатное расписание организации и официально трудоустроить некоторое количество фактически работающих сотрудников.
По результатам кадрового аудита удалось своевременно устранить все выявленные недочеты в кадровом делопроизводстве данной строительной компании, что позволило избежать штрафов и судебных разбирательств. С 2019 года компания заключила с «Кузницей кадров» соглашение о кадровом сопровождении.
Как построить кадровое делопроизводство с нуля
Для оценки своего кадрового отдела вы можете скачать бесплатный чек-лист построения кадрового делопроизводства и проверить, насколько полно вы используете имеющиеся возможности.
Юлия Лисименко
Генеральный директор ООО ВБТ, руководитель проекта "Кузница кадров"
