Очередной раз задумалась над вопросом правильной рассадки сотрудников в офисе. Очевидно, что это влияет на результативность и эффективность работы. Нередко, многие из нас сталкивались с тем, что расположение сотрудников в офисе крайне неудобно. Кто его знает почему, но неудобно и все.
Мало кто при рассадке сотрудников в офисе задумывается, как правильно расположить рабочие места сотрудников различных подразделений и различного функционала, чтобы это было не только удобно, но и приводило к лучшей результативности работы. Единственный принцип рассадки, который мне довелось наблюдать – это разделение по подразделениям согласно структуре и штатному расписанию, и подбор помещений под численность.
Читаю изыскания в одном уважаемом источнике на эту тему, и смеюсь в слёзы. Оказывается, системное мышление, без коего в нашем деле никуда, некоторых доводит до крайностей.
5 принципов разделения сотрудников
Привожу перечень обнаруженных принципов разделения сотрудников в помещении офиса (даже и не подозревала, что такой классификатор существует):
- По кастам (руководителей отдельно, всех остальных в open space, чтобы одни другим не мешали);
- Тематический (по проектным группам);
- Микс (смешать в одном помещении сотрудников из разных подразделений. Пускай бухгалтера пососедствуют с менеджерами, может тогда они поймут, что работа в тихой бухгалтерии — это рай по сравнению с тем, как приходится работать в окружении болтливого «продающего» персонала, который то клиентов «поддерживает» по громкой связи, то вовсю обсуждает продуктовую новинку для продаж, норовя нарисовать макет на обратной стороне годового отчета главбуха);
- Психологический (рекомендуется для «внимательных» и «чутких» руководителей, готовых собрать в одном кабинете сотрудников находящихся «на одной волне», а в другом кабинете сотрудников находящихся «на другой волне»);
- Антагонистический (рекомендован для прекращения вечной болтовни не по делу и сплетен. Поместите в одну комнату с ними кого-то из начальства — какого-нибудь зама или зама зама. Или же смешайте ярых противников, болельщиков «Спартака» и «ЦСКА», и переживите пару недель боев не на жизнь, а на смерть. Если переживете – болтовня и сплетни канут в лету).
При этом, чтобы получить алгоритм рассадки, на выбранный принцип еще нужно наложить способ рассадки.
Способы рассадки предлагаются следующие:
- «как в школе»;
- «елочка»;
- «по периметру»;
- «креативный».
Описание способов рассадки – это отдельная история, по поводу чего, по всей видимости копий наломано нимало.
Изучив концепции, далее источник рекомендует составить наиболее продуктивный для деятельности «портрет» офиса, в зависимости от того результата, который вы хотите получить. И в завершение, следует рекомендация психологов, на которую всем настоятельно рекомендуется обратить особое внимание – это «тасовать» колоду сотрудников и делать перестановку каждые три месяца, дабы избежать «застоя» в офисе. Правда, предостерегают, ссылаясь на некоторые крупные корпораций, у которых были прецеденты, когда постоянные пересадки персонала, количество которого перевалило за 600 привели к тому, что люди уже сами не помнили кто где сидит. Но зато начальство всегда было при работе — пройти все уровни корпоративного тетриса, и собрать из него пазл под силу только руководству с железной выдержкой.
Почитала-посмотрела на все это, и пришла к выводу, что при рассадке сотрудников в офисе нужно руководствоваться исключительно принципом разумности и целесообразности. Очевидно, что продавцы не должны сидеть в одном кабинете со снабженцами, логистами, складскими. Бухгалтерам, экономистам, финансистам, сметчикам и инженерам нужна спокойная атмосфера, чтобы иметь возможность максимально сосредоточиться, так как цена ошибки высока. Руководитель активных продавцов и руководитель подразделений, работающих с клиентами и поставщиками должны быть на одной территории со своими бойцами, так как постоянно в режиме нон-стоп решаются вопросы. А Топ-менеджерам нужны отдельные кабинеты, как ни крути. В общем, все оказалось очевидно и просто после попытки углубиться в науку.
10 способов, как сделать ваш офис неудобным
Затрону еще одну важную тему, которая тоже влияет на работоспособность сотрудников компании, а соответственно и на эффективность работы компании. Самые распространенные факторы, которые объективно снижают работоспособность, следующие:
- Плохая вентиляция и кондиционирование (системы или не рассчитаны на фактическое количество сотрудников, или нет возможности регулировать температуру и приток воздуха. Здесь же непродуманная расстановка мебели или места установки кондиционеров, когда при включении кондиционеров или открытии окон возникает сквозняк, и сотрудники попросту простывают и заболевают);
- Неприятные запахи (и это тоже отдельная история отдельных «пахучих» сотрудников, или нарушения канализационной системы офисного здания);
- Слишком плотная рассадка (слишком близкое соседство с коллегами не каждому в радость, плюс проблема в нехватке места для документов и бумаг);
- Шум (отвлекает от работы. Среди его причин — большое количество рабочих мест в одном помещении, телефонные разговоры коллег и регулярные визиты гостей, которые отвлекают от работы. Один из самых эффективных способов решения проблемы шума — это акустический подвесной потолок, который не даёт звуку отражаться и экранировать, распространяясь по всему оупенспейсу. Плюс продуманная планировка офиса и рассадка персонала позволит минимизировать поток посетителей в рабочих зонах);
- Нехватка переговорных (серьёзно усложняет порядок назначения встреч. Сотрудники, которым не хватило переговорки, начинают устраивать собрания на рабочих местах, мешая другим);
- Плохое освещение (рабочего места в частности, и офиса в принципе. Тут без комментариев… Решение вопроса элементарное и с мизерными затратами. И несмотря на это данный вопрос возникает чаще, чем должен). От редактора — мы в рубрике Кайдзен часто пишем, как поднять эффективность работы сотрудников и хорошее освещение важный фактор;
- Неудобная и непрочная мебель (и тут тоже без комментариев);
- Отсутствие кофе-поинтов (возможность выпить горячий напиток на работе или разогреть принесённый из дома обед, порой жизненно необходимо. Более того, такая зона зачастую становится неформальным центром офиса с непринуждённой атмосферой, которая создаёт благоприятные условия для контактов сотрудников, что положительно влияет на процесс командообразования);
- Нехватка туалетов (без комментариев в принципе);
- Отсутствие гардероба (и это проблема, когда вещи сотрудникам приходится хранить где придется. Порой это бывают самые неожиданные места, типа тумбочек, сейфов, шкафов для документов).
К сожалению, так или иначе, большинство данных факторов являются реально существующими, и могу с уверенностью сказать, что все они действительно в значительной мере влияют на работоспособность. Эмпирически проверено, что при устранении данных неблагоприятных факторов работоспособность становится гораздо выше, а цена решения данных вопросов не столь высока.
А еще, мне было всегда любопытно, почему в офисы, как правило, приобретается мебель самых унылых цветов? Чтобы у сотрудников ни в коем случае не улучшилось настроение? Или тусклая мебель стоит дешевле? От цвета мебели ее цена не зависит. Мебель, что серого, что оранжевого или фиолетового цвета одного производителя одной и той же серии стоит одинаково.
