Ни черта не успеваю, все время, как белка в колесе. Дети скоро забудут, как папа выглядит. Пока был рядовым сотрудником, времени на все хватало, а тут столько дел одновременно навалилось. О развитии и думать боюсь, хоть бы текущие задачи осилить…
Примерно такой текст можно услышать в приватной беседе от многих «биг-боссов». Ситуация знакомая и на первый взгляд тупиковая. Ну да, работы много, времени мало, большинство так и живет. Мы отправились на поиски «волшебной пилюли» и нашли ее! Вот как дело было…
Немного теории. «Сказка о потерянном времени»
Всем известное «правило 80/20» гласит, что 20% наших действий дают 80% результата. Перри Маршалл, один из самых дорогих и востребованных бизнес-консультантов мира, ввел интересную квалификацию задач, с которыми ежедневно сталкивается любой бизнесмен.
Он выделил 4 группы, в зависимости от того, насколько они важны для развития бизнеса и какую прибыль могут принести.
Рутинные действия, такие как совещания, составление отчетов, беседы с сотрудниками низшего звена и холодные звонки он отнес к «десятидолларовым делам», мало влияющим на итоговый результат. Они же, к сожалению, являются главными пожирателями времени руководителей. До важных задач (совершенствование своего товара, корректировка УТП) постоянно не доходят руки.
Размениваясь на мелкие вопросы, вы не только загоняете себя, но и мешаете компании зарабатывать и процветать. Да это же саботаж!
Ладно, ладно, проблему осознали. А делать-то что? Все равно кто-то должен выполнять эти задачи. Да, должен. Кто-то. Но не руководитель.
Именно поэтому первым пунктом в перечне рекомендаций того же Маршалла стоит найм персонального ассистента, который разгрузит вас и даст возможность заниматься действительно важными вещами. На практике это выглядит так…
Невыдуманная история
Олег — владелец трех компаний, работающих в разных сферах. Бизнесмен средней руки, каких много. Прибыль хорошая, на безбедную жизнь себе, жене и троим сыновьям хватает. Квартира, загородный дом, две машины, отдых за границей несколько раз в год, частная школа для детей…В общем, все есть. А вот удовлетворенности жизнью нет.
Во-первых, времени катастрофически мало. Рано утром из дома ушел, ночью вернулся, без сил рухнул в постель. Во-вторых, особого прогресса при этом не наблюдается. Где были полгода назад, там и остались, а молодые азартные конкуренты уже на пятки наступают.
Надо бы подумать о том, как не дать им прорваться вперед, но в мыслях только горячий ужин и мягкая подушка. Не успеешь оглянуться, как уже «пасешь задних».
Встретились тут недавно со старым партнером, Сергеем, по одному деловому вопросу. Разговорились о вечной нехватке времени. Оказалось, проблема ему знакома — сам еще полгода назад жил в таком режиме.
— А потом что изменилось?
— Ассистентку нанял.
— Секретаршу, что ли? И чем она тебе помогла?
— Смейся, смейся. Не секретаршу. Персональную ассистентку.
В общем, рассказал Сергей нашему герою о Светлане, которую иначе, как правой рукой, не называет. И сводные отчеты по состоянию всех компаний она для него составляет, и работу их отслеживать помогает, и текущие вопросы решает, не дергая босса (те, которые в ее компетенции, конечно), и график его контролирует. Если нужно, то и личные вопросы он ей делегирует: билеты купить, детей в гости отвезти, отель забронировать. Золото, а не девушка.
«Мне бы такую Светлану», подумал Олег. А вслух спросил: «Слушай, а где ты ее нашел-то?».
Откуда берутся персональные ассистенты?
А действительно, откуда? Никто из нас не слышал о том, чтобы таких специалистов выпускали ВУЗы. В поисках истины мы вышли на Марину Егорову, которую многие руководители московских компаний знают, как «главную по ассистентам».
По счастливому стечению обстоятельств она оказалась участницей Клуба Директоров, и, не задумываясь, согласилась провести нам экскурс в этот загадочный мир полезных людей.
Успех любит смелых
За плечами Марины — 10 лет работы в крупных государственных и частных фирмах. Из соображений конфиденциальности мы не можем привести в статье перечень ее работодателей, но, поверьте, эти названия вам знакомы.
Однажды к ней обратились учредители российской компании по производству мебели в американском стиле. Тогда у них была, по сути, только идея бизнеса. Пригласили стать менеджером по развитию. Марина согласилась. Дело спорилось: за полгода с нуля организовали производство, нашли 5 дилеров.
Помогая другим людям строить успешный бизнес, девушка поняла, что способна создать свой и управлять им. На пике развития, когда компания уже уверенно стояла на ногах, ушла в никуда. С учетом отсутствия финансовой «подушки безопасности», затея была более чем рискованной.
Сила «сарафанного радио»
Единственным активом амбициозной бинес-вумен была страница на Фейсбуке, где Марина периодически публиковала полезные материалы — Клуб персональных помощников. Время от времени обращались руководители с просьбой помочь в поиске ассистента.
Никакой рекламы не было, бизнесмены приходили по рекомендации партнеров и друзей. «А я к тому времени была лично знакома со многими коллегами. Вот и сводила людей!», шутит Марина и заливисто смеется. «Это, кстати, сложнее, чем найти «вторую половинку». Столько всего должно совпасть, чтобы ассистент и руководитель подошли друг другу!».
И действительно, у ассистента есть доступ к личной информации о руководителе и его семье, финансовой документации, деловой переписке, данным о партнерах, результатам переговоров…Таких людей не так просто заменить, поэтому искать их предпочитают по проверенным каналам. Понимаю, почему Марине не нужна реклама.
Smart & Talented — именно такое «говорящее» имя придумала Марина для своего детища. Точнее, название ей приснилось, как таблица одному небезызвестному ученому. Вот и не верь после этого в то, что влюбленным в свое дело Мироздание предпочитает помогать.
Начинали, как агентство по подбору ассистентов. Интересуюсь: «Не страшно было выходить на такой конкурентный рынок? Кадровые агентства сейчас на каждом углу». «Они — не конкуренты. Рекрутеры просто закидывают клиента десятками резюме, часто не понимая, чем персональный ассистент отличается от секретаря. Я же 10 лет провела «внутри», знаю, кого искать, и лично знакома со многими специалистами. Знаете, как говорят — «рыбак рыбака видит издалека»», отвечает Марина.
«За последнее время к нам трижды обращались из рекрутинговых компаний с просьбой помочь в поиске ассистента. Признаются, что для них это сложная тема — нет опыта и четкого представления о том, каким должен быть кандидат. Из крупных фирм нам зачастую звонят уже после того, как рекрутеры не справились с поставленной задачей — в таких случаях ассистент нужен «на вчера»».
Секретарь vs персональный ассистент vs бизнес-ассистент
И чем же ассистент отличается от секретаря? Спорим на что угодно — этого не знают не только рекрутеры, но и многие руководители. Марина поясняет — у них разный функционал, уровень ответственности и доступ к «внутренней кухне» компании.
Секретарь принимает посетителей, обрабатывает входящие звонки, ведает «бумажными» вопросами (ксерокопирование, распечатка), делает боссу чай/кофе.
Личный помощник выполняет поручения, контролирует рабочее время руководителя, организует поездки, совещания и встречи, протоколирует переговоры, напоминает о важных датах, фильтрует поток входящих звонков, ведет деловую переписку и т.п.
Высшая ступень — бизнес-ассистент. Его функционал частично дублирует функционал личного помощника, но этот человек также знает организационную структуру компании, владеет информацией о текущих проектах, ездит с боссом в командировки и участвует в переговорах. Его можно назвать заместителем руководителя.
Впрочем, полноценно описать функционал ассистента вряд ли получится. Слушая Марину, склоняюсь к мысли, что это люди со сверхспособностями. Задержать вылет регулярного рейса, удаленно отыскать и вернуть забытую боссом вещь, забронировать столик в ресторане, где на сегодняшний вечер все уже занято, купить билеты на любое мероприятие в любой точке мира…Все это — будни персонального помощника. Вот реальная история, случившаяся на днях:
Понедельник, 16:30. Боссу нужно срочно открыть счет в иностранном банке (не в России) на компанию. Дедлайн: вторник, 14:00. Банк категорически отказывается принимать сканы с подписями директоров, которые в настоящий момент находятся в разных странах.
Пока оригинальные документы всех облетят, пройдет минимум неделя. Кроме того, в этом иностранном банке сегодня сокращенный рабочий день в честь праздника.
К 19:27 понедельника задача была решена. Ассистент обзвонила всех ТОП-руководителей банка. Сначала давила на то, что они просто забыли открыть счет для этой сделки, но не помогло.
Девушка изменила тактику: напомнила, что директора компании — важные клиенты банка, владеющие 11 счетами на разные компании. Сказала, что, если счет не будет открыт, они закроют в этом банке остальные счета и уйдут к конкурентам. Сработало!
Идеальный ассистент — какой он?
Марина отвечает на этот вопрос так: «Помощник руководителя — это тот, кто помнит все и всегда. Его задача — сделать работу шефа максимально комфортной, избавив его от организационных и административных проблем. Благодаря ассистенту, руководитель может сосредоточиться на главных задачах».
Требования большинства руководителей совпадают: знание английского языка, опыт работы, презентабельная внешность, чувство стиля, возраст около 30 лет (государственные структуры и крупные компании обычно просят найти ассистента старше 35 лет).
От кандидата ждут умения быстро принимать решения, системно мыслить, действовать по ситуации и опережать события. Например, вовремя зарядить телефон босса, организовать трансфер по прилету в другой город и комфортное заселение в отель, отправить визитки, которые он забыл, вылетая на важную встречу, следующим рейсом в США, передать его любимое российское молоко самолетом в Доминиканскую республику — да что угодно!
Наша собеседница сталкивалась и с более нестандартными требованиями работодателей. Например, все чаще в процессе подбора ассистента участвует астролог. «Нет, Овен мне не подойдет», говорит руководитель, и рассматривает только кандидатов, родившихся под «правильными» знаками зодиака.
В разговоре Марина постоянно употребляет слова «выпускницы», «девочки», «участницы»… Почему среди ассистентов преобладают представительницы прекрасного пола?
«Меня часто об этом спрашивают. Например, потому, что мы лучше работаем в режиме многозадачности, быстрее соображаем и реагируем на изменение ситуации. А еще большинство руководителей — мужчины. Ну не могут они представить, что чашку кофе по утрам будет приносить парень! Некоторые признаются, что ассистент-девушка помогает разрядить ситуацию во время сложных переговоров. Сплошные плюсы!».
140 ассистентов за 365 дней
С момента запуска бизнеса прошел год. Насколько успешным он был? 140 закрытых вакансий, 140 ассистентов для руководителей банков, юридических и IT-компаний, владельцев среднего бизнеса (пока в основном из Москвы, но в планах — выход на рынок других крупных городов). Среди клиентов Марины: Сбербанк России, ПАО «Вымпелком», ВТБ Капитал, управляющая компания «Уралсиб», банк «Открытие»…
Выходит, каждые 2-3 дня очередной кандидат отправлялся на новое место работы?
«Вы удивлены?», улыбается Марина. «Я знаю, что помощник руководителю обычно нужен срочно, «на вчера». Мы тратим на подбор ассистента от 2 до 5 дней. Если у работодателя нет специфических требований (к примеру, знание четырех иностранных языков), то в ряде случаев и 1 дня достаточно. У нас же готовая база специалистов, помните? Не приходится искать на стороне».
Случайным людям тут не место
140 человек — это много. Неужели, все подошли? Были случаи, когда ассистент и его новый босс не сработались? Марина поясняет, что в договоре есть пункт о «замене» специалиста по гарантии в течение 3 месяцев, если он не найдет общий язык с руководителем. Но за прошедший год ни один клиент не обратился с такой просьбой.
За счет чего удается подбирать ассистентов с такой ювелирной точностью? Во многом, благодаря отсутствию среди кандидатов случайных людей. Всех их Марина знает лично (они регулярно встречаются на проводимых агентством бизнес-завтраках), а некоторые прошли обучение в ее школе персональных ассистентов.
Чему учат в школе ассистентов?
Только тому, что пригодится в работе. В программу курса входят, к примеру, такие дисциплины:
- правила деловой переписки и ведения телефонных переговоров;
- основы тайм-менеджмента и стресс-менеджмента;
- подготовка и координация встреч;
- организация личных поездок и командировок;
- делопроизводство, протоколирование;
- деловой этикет. Особенности работы с руководителями VIP-уровня и экспатами.
«Я неоднократно сталкивалась с некомпетентными личными помощниками и секретарями», вспоминает Марина. «Поняла, что найти хорошего кандидата крайне сложно, зато реально его подготовить. Используя собственные знания и опыт (в том числе, понимание того, как делать не надо), создала перечень обязательных навыков ассистента (скачайте его тут), который лег в основу учебной программы.
Занятия совместно со мной проводят действующие бизнес-ассистенты крупнейших компаний, поэтому выпускницы уходят в свободное плавание с большим багажом полезных и применимых на практике знаний. За профессиональный уровень каждой из них отвечаю собственной репутацией».
Бонус для участников Клуба Директоров
Мы договорились с Мариной о бесплатных консультациях!
Вам нужен личный помощник? Не знаете, что ему делегировать и как подбирать? Заполните форму ниже, и «главная по ассистентам» ответит на все вопросы!
Екатерина Бакланова
Копирайтер. Подбираю интересный и полезный контент для читателей Клуба Директоров.
