Моделирование бизнес-процессов

Ренат Хилажев в своем интервью рассказал, что его компания добилась успеха за счет стандартизации и построения бизнес-процессов изо дня в день. Также он отметил, что многие начинающие бизнесмены недооценивают важность стандартизации и отладки процессов, выстраивая бизнес на вдохновении. Вдохновение — дело хорошее, кто бы спорил. Для художников. А бизнес, как верно отметил Ренат, — это практически работа у станка. Мы в КД поискали и вот что нашли по теме.

Почему моделирование бизнес-процессов важно для бизнеса

Моделирование бизнес-процессов — это механизм для описания текущего состояния бизнес-процесса или прогнозирования будущего состояния. В этой статье мы поговорим о важности моделирования бизнес-процессов с точки зрения вашего бизнеса и стратегии его развития.

Вот как графически моделируется бизнес-процесс:

Чего такое графическое моделирование позволяет добиться

1. Синхронизации существующих процедур с новой бизнес-стратегией

Внедрение новой или изменение существующей бизнес-стратегии, как правило, требует корректировки процедур и иногда смены работников. По своей природе люди сопротивляются переменам. Из-за этого процедуры, правила и персонал, задействованный в старой стратегии, могут существенно (и часто негативно) повлиять на новую стратегию. Саботировать — по-простому.

Моделирование бизнес-процессов облегчает этот переход. Например, так.

• Помогает менеджерам и руководителям поддерживать согласованность, имея перед глазами целостную картину развития компании.
• Создает уверенность, что текущие задачи и мероприятия, выполняемые членами команды, на самом деле помогают организации реализовать свою стратегию. Если процессы и стратегии не синхронизированы, это, как правило, приводит к провалу в достижении цели: даже если оперативные задачи выполняются правильно, общие цели компании не достигнуты.
• Реинжиниринг бизнес-процессов через понимание существующих и изменение их для повышения производительности. Анализ бизнес-процессов помогает выявлять узкие места и недостатки в процессах и таким образом — улучшать их.
• Процессы становятся более гибкими. Гибкость бизнес-процессов нужна для способности быстро изменяться, чтобы воспользоваться преимуществами новых бизнес-возможностей.

2. Улучшений в коммуникационном процессе

Одной из областей, которая отличает успешные бизнесы и команды, заключается в том, что они имеют очень четкое представление, что они должны делать, как они должны это делать и какова точная роль каждого члена команды. Четкая коммуникация операционных процессов имеет решающее значение для обеспечения ровного функционирования команды.

Моделирование бизнес-процессов позволяет задокументировать и обкатать бизнес-процессы организации. Каким образом?

• Процесс моделирования предлагает единый язык и методологию для коммуникации, информации о процессах и правилах принятия решений.
• Идеально подходит для подготовки новых людей и быстрой передачи знаний: при тщательно задокументированном процессе любой новый участник команды может быть очень быстро обучиться тому, что делать в любой ситуации, с которой он может столкнуться.
• Минимизирует потенциальную опасность потери персонала и утечки знаний из компании.
• Помогает бизнес-менеджерам обмениваться своими идеями быстро и четко.
• Инициирует организованный документооборот.
• Упаковывает опыт команды в документированный бизнес-процесс.

3. Усиления контроля и согласованности

Организации и компании, которые добились успеха, сохраняют свои бизнес-процессы; их правила хорошо разработаны и последовательно применяются единообразно каждый раз. Контроль и согласованность процессов являются ключом к успеху в любой организации.

Моделирование бизнес-процессов делает это возможным. Как именно?

• Помогает формализовать существующие процессы, которые, возможно, не задокументированы или которые со временем эволюционировали в «неформальные знания».
• Помогает выполнять процессы последовательно: вместо того чтобы полагаться на память (что люди вспомнят и что они должны делать) документированный процесс может быть передан пользователям.
• Повышает эффективность принимаемых решений — удаляется фактор «догадаться», и пользователи могут иметь документированные бизнес-правила перед собой.
• Позволяет обрабатывать исключения быстрее и лучше.
• Полностью соответствует нормативным требованиям, гарантируя, что документированные процессы следуют рекомендациям компании и правовым нормам.
• Налагает ответственность на людей.

4. Повышения эффективности операций и процедур

В современной бизнес-среде каждый бизнес и каждый менеджер хочет быть уверенным, что они достигают наилучших результатов с имеющимися ресурсами. Не остается места для неэффективности и напрасных трат ресурсов.

Симуляция процессов и анализ каждого этапа являются критически важными инструментами для менеджеров и аналитиков, дают гарантию, что процессы оптимизированы и работают, как часы.

Симуляция процессов позволяет провести анализ и понимание потоков, показывает менеджерам, где есть место для дальнейшей оптимизации и эффективности. Как?

• Помогает увидеть, где необходимо выборочно провести изменения сократить временной цикл процесса.
• Повышает производительность существующих ресурсов и персонала — соответственно, помогает команде делать больше с меньшими затратами.
• Помогает проводить бизнес-эксперименты с меньшим риском и облегчает обмен идеями по улучшению процессов.
• Симуляция помогает сконструировать процесс до фактической реализации, тем самым сводя к минимуму возможность сбоев.
• Анализ процессов позволяет более эффективно использовать ресурсы.

5. Получения конкурентного преимущества

Все пункты, перечисленные выше, приводят к значительным конкурентным преимуществам для организации, которая инвестировала время и усилия, чтобы документировать, моделировать и совершенствовать свои бизнес-процессы.

Исследования многих особенно успешных компаний часто показывают, что они добились успеха не только из-за лучших идей или лучшей бизнес-модели, но и потому, что постоянно совершенствовали и улучшали свои бизнес-процессы с помощью моделирования.

Небольшое улучшение в одном месте деятельности, небольшое в другом приводит к улучшению процесса в целом. И эти маленькие улучшения помогают компаниям работать эффективно и иметь преимущество перед своими конкурентами.

Коллеги, а у вас есть отрисованные бизнес-процессы? Пишите в комментариях. Мы сделаем подборку лучших из них и разместим с активной ссылкой на вашу компанию.

Саша Иванова

Пишу и перевожу тексты о бизнесе.