Один из самых популярных современных трендов — автоматизация бизнес-процессов. На Западе в течение пяти последних лет автоматизация внедряется повсеместно: от церквей до станций техобслуживания, а у нас бизнес только-только начинает присматриваться и задумываться. О чем говорить, если многие компании до сих пор используют для контроля за клиентской базой Excel вместо CRM-систем?
Есть много вариантов быстрой и простой автоматизации бизнес-процессов:
1. Для управления складом можно использовать Warehouse Management System — специализированную программную платформу, позволяющую автоматизировать разные типы складов, включая территориально разделенные. В ПО входят средства для управления топологией склада, планирования операций, управления ресурсами и параметрами товарной номенклатуры. Можно управлять складской логистикой в рамках разных процессов (например, прием и отгрузка товара, внутренние перемещения) в реальном времени. Более подробно про управление производством на заводе и построение бизнес-процессов написал Антон Малышев тут.
Пример: «1С-Логистика:Управление складом» от компании AXELOT и 1С.
2. Учет финансов автоматизируется с помощью подключения к ERP системе. Под ERP подразумевается спектр решений, включая учетные системы с определенными дополнениями.
Пример: Microsoft Dynamics NAV — интегрированная комплексная система управления предприятием для малого и среднего бизнеса (от 5 до 50 пользователей). В этом решении объединены возможности финансового управления, оценки состояния бизнеса, управления производством, взаимоотношениями с клиентами и другое. Этим ПО пользуются почти 70 000 компаний во всем мире.
3. Подогрев клиентов упростит использование email-маркетинга. Вместо классических обзвонов — цепочка писем, каждое из которых отвечает на распространенные вопросы, информирует о выгодах предложения, оповещает об акциях и т.д. Спланировав такую рассылку один раз, вы получаете инструмент, который работает на вас в режиме 24/7.
Пример: MailChimp, Mailerlite и другие сервисы email-рассылок
Почему же наш бизнес не спешит внедрять автоматизацию?
Опросив руководителей ряда крупных предприятий, мы выявили общую проблему: есть отделы с «железным занавесом» (бухгалтерия, юридический и транспортный отделы). Если с первыми двумя все логично, да и их штат невелик, то к последнему остается множество невыясненных вопросов.
Игорь Отев, директор ООО МАКФ «Аудитэкоконс» поделился занимательными историями из практики компании. Аналогичные ситуации происходят и на других предприятиях:
- По данным бухучета, на предприятии числилась небольшая партия черного металлолома. В журнале службы охраны отмечено, что в одну из ночей территорию предприятия покинуло более 10 КАМАЗов. Поэтому возникло логичное предположение: количество металла по бухучету не соответствует действительно объему. Эта версия подтвердилась совершенно случайно: один из сотрудников выложил в социальную сеть свою фотографию на фоне горы металлолома.
- Другая история связана с одним из заместителей директора предприятия. Он отвечал за сохранность имущества на складах и умышленно создал систему, при которой обеспечивалась постоянная текучка кадров. Это позволяло ему не учитывать часть продукции — увольнение и найм новых сотрудников аргументировались тотальным воровством. Обычно когда уходили прежние рабочие и приходили новые, никто не проводил инвентаризацию и не составлял акты сдачи-приема имущества. Возможно, кто-то из сотрудников действительно участвовал в хищении, но, как вы понимаете, больше всех «зарабатывал» именно заместитель директора.
Схема дала сбой, когда на дежурство внепланово вышел новый охранник, который указал в журнале регистрации реальный объем вывезенной продукции. Уже на следующий день начальник службы экономической безопасности обратил на эту запись внимание.
Хищения происходят и в более глобальных масштабах — на уровне государственных предприятий.
Например, в сентябре 2016 года в Челябинской области арестовали и осудили группу из семи человек, в которую входили машинисты тепловозов. В течение трех лет они воровали дизельное топливо: каждый раз с тепловозов ОАО «РЖД» сливалось не менее 300 литров. За весь период деятельности эти люди похитили 24 700 литров топлива на сумму более 560 000 рублей!
Можно ли с помощью автоматизации снизить влияние человеческого фактора?
Мало озвучить проблему — нужно найти пути ее решения. Поэтому мы продолжили исследовать вопрос в попытке выяснить, можно ли исключить воровство или сделать такие случаи реже, а также упорядочить систему учета в транспортном отделе.
После общения с представителями компаний было выделено пять распространенных проблем:
- Бесконтрольное использование техники. Машина уехала, топливо тратится, моторесурс расходуется и т.д, тем самым увеличиваются сверхнормативные расходы на проведение регламентных ТО. Это все — затраты собственника. Но где на самом деле находилась машина — вопрос другой. Решить его можно, применяя оборудование для спутникового мониторинга GPS/ГЛОНАСС.
- Оборудование мониторинга не дает ожидаемых результатов. Речь о технологии, которая с помощью GPS и спутника прочерчивает пройденный путь и замеряет расстояние, расход и остаток топлива, т.е. осуществляет оценку деятельности автомобиля. Выглядит как 100% решение проблемы: кажется, что теперь ничего не зависит от слов водителя, потому что программа позволяет проверить, где он был и чем занимался, вплоть до километров и минут. Но этот ручной контроль очень трудоемкий: представьте, сколько времени и сил уйдет на проверку 50, 100 или 150 водителей, которые выезжают ежедневно. Выходит, что нужен отдельный штат людей, которые будут проверять данные. Если не контролировать, компания теряет деньги. Но и в противном случае из-за громоздкости процесса потери средств не избежать.
- Процесс ремонта и техобслуживания не прозрачен. Когда машину нужно поставить на ТО? Приходится поднимать бумаги, что требует ручного труда. Это долго, сложно и невозможно проконтролировать.
- Неизвестно, чем занимается персонал. Вышел водитель/оператор/другой сотрудник на работу или нет? Он на больничном или прогуливает? Занимается делом или отсиживает положенное время? Чтобы все это выяснить опять же требуется ручная работа, а значит, человеческий фактор влияет на результат.
- Воровство, халатность и ошибки. Все крутится вокруг денег, дорогой техники, запчастей и горюче-смазочных материалов. Всегда можно найти лазейку, чтобы что-то прикарманить. Плюс человеческий фактор проявляется в банальных вещах: водитель не на месте, страховку не продлили, поэтому он не может выйти в рейс. И здесь ломается полностью весь процесс: машина не выходит на маршрут, вы подводите заказчика и начинаются неприятные для обеих сторон разборки.
Но еще больше нас удивило то, как компании решают проблему. Все сводится к одному из следующих вариантов:
1. Ничего не меняют и учитывают эти финансовые потери, как «постоянные издержки». В итоге ситуация ухудшается, о развитии бизнеса речь не идет или процесс проходит тяжело и слишком долго.
2. Пытаются решить вопрос с помощью еще большего числа операторов и аналитиков. Но проблема лишь усугубляется, потому что в таком случае усиливается человеческий фактор: контроль и анализ проводятся вручную.
3. Перекладывают контроль за расходами на отдел бухгалтерии. Понятно, что бухгалтеру не нужна лишняя головная боль, у него хватает своих проблем. В итоге ситуация не меняется, потому что времени на оптимизацию этих расходов и их источников ни у кого нет.
Можно ли выбраться из этого замкнутого круга?
Мы решили отыскать среди участников Клуба Директоров компании, которые занимаются автоматизацией в секторе транспорта и логистики. Отозвался Сергей Асеев, один из основателей компании «АвтоПлан», отвечающий за направление технологий развития бизнеса и всю маркетинговую часть проекта. У него мы и узнали, как автоматизировать работу транспортного отдела.
Клуб Директоров: Сергей, здравствуйте! Расскажите, как же автоматизировать учет и устранить человеческий фактор?
Сергей Асеев: Есть достаточно много программ, но каждая из них решает разные вопросы. Мы первыми подняли вопрос о классификации, потому что наша программа относится к пятому поколению. Есть еще третье и четвертое, хотя обычно так никто не говорит, потому что все выпускают относительно однотипные решения.
Третье поколение — это по программе на каждую проблему. Например, выписка путевых листов, склад и т.д. Программист написал, отдал бесплатно или продал за какую-то небольшую сумму, без последующей поддержки, потому что она просто не нужна, настолько это простые решения.
В четвертом поколении ключевым моментом является интеграция. Сложно использовать разрозненные базы данных: отдельно склад, отдельно по машинам, все данные нужно сопоставлять. Нужна интеграция. Плюс в том, что ты в одном модуле ввел информацию, и она доступна в остальных. Мы купили 2 шины, ввели в склад, в итоге о них узнает бухгалтерия, они попадут в отчеты и т.п.
Но есть нюанс. По спирали развития мы оказались в точке, с которой начинали. Почему возникла необходимость в интегрированном софте? Потому что отдельные решения были сложны своей объемностью, нужно было работать с кучей баз данных.
Чтобы систему упростить, пришли к интеграции. Но количество функционала росло, и сейчас этими интегрированными платформами невозможно пользоваться: миллион функций, надстроек, меню, что-то нужно переписывать и вводить.
Поэтому требуются грамотные операторы, которые дорого стоят, но работают все равно вручную. Эти программы не обеспечивают нужный результат. Они напоминают справочник с миллионом страниц, которым приходится пользоваться каждый день. Вам нужна команда из пяти человек, у которых опять внутренние противоречия, скандалы и махинации.
Следующее, пятое поколение, — это когда основные процессы, такие, как сопоставление информации, выполняются программой автоматически. Выход из четвертого поколения — это роботизация, когда программа все умеет делать сама.
КД: Расскажите подробнее, как работает подобная система?
Сергей: Подробнее будет скучно и нудно.
Приведу пример: вы каждый день пользуетесь роботом — поисковик помогает найти нужную информацию. Вводите вопрос и моментально получаете ответ. Как он устроен внутри — не играет роли, важен лишь результат.
Такая система устроена очень сложно: это подвид искусственного интеллекта с кучей внутренних факторов.
Например, «ПК АвтоПлан» анализирует три потока данных:
1. То, что водители указывают в документах.
2. То, что поступает с оборудования (поток данных подгружается автоматически).
3. Нормативные показатели, полученные с помощью алгоритмов расчета.
Программа управляет этими тремя потоками данных и, если обнаруживает нестыковки, помечает красным выполняемый заказ.
Человек может посмотреть и понять, что нужно исследовать и проверить. Роботизация позволяет выполнять около 40% рутинных операций по контролю и управлению процессами в полностью автоматическом режиме. Эту работу делает программный робот, в реальном времени, вообще без привлечения людей. Значит без влияния человеческого фактора и ручной работы.
«ПК АвтоПлан» не только собирает информацию в один интерфейс, но и анализирует ее, уведомляя пользователя о возникающих проблемах. Это просто, быстро и надежно.
КД: Если подвести итог, то какие выгоды получают компании от автоматизации?
Сергей: Их достаточно много, поэтому я расскажу про самые важные:
• Снижение ВСЕХ затрат предприятия. Экономия может достигать 20%.
• Крайняя дешевизна получаемых результатов. Компьютеры и программы не просят зарплату, им не нужно рабочее место, за них не придется платить налоги и страховые взносы. Там где раньше требовалось три оператора, сейчас достаточно одного. Расходы на обслуживание в несколько раз меньше, чем при использовании систем предыдущего поколения.
• Утеря счетов и других важных данных становится невозможна.
• Резкое повышение производительности труда — меньше людей, меньше текучки, меньше затрат, больше результатов.
• 100% защита от хищений и фальсификаций, случайных ошибок ввода данных, любого человеческого фактора («забыл», «не подумал», «некогда», «не умею», «не хочу»).
• Максимально высокая надежность системы (компьютеры крайне редко выходят из строя и быстро чинятся/меняются). При этом они не увольняются, не болеют и не опаздывают на работу, не отлучаются, у них не бывает депрессий или проблем в семье.
В итоге предприятие получает все плюсы использования оборудования для контроля, программ автоматизации и их взаимодействия без присущих им минусов. До 40% задач по управлению и контролю осуществляет программный робот.
КД: Выглядит красиво, но вы же понимаете, что лучше всего говорят цифры?
Сергей: Конечно. У нас есть несколько сформированных показательных кейсов. Чтобы снять скепсис и недоверие, поделюсь одним из них.
Транспортное предприятие среднего масштаба установило «АвтоПлан»
Характеристики предприятия:
Установлен программный комплекс «ПК АвтоПлан» (17 точек доступа).
Стоимость: 20 000 руб./мес. (240 000 руб./год).
Результат внедрения «ПК АвтоПлан»:
Другие результаты:
1. Отсутствие не выставленных Заказчикам работ.
2. Отсутствие серьезных ущербов, связанных с неправильным и несвоевременным проведением технического обслуживания и текущего ремонта техники.
3. Значительное упрощение работы персонала, абсолютная мгновенная доступность всей необходимой информации.
В результате внедрения программного комплекса «ПК АвтоПлан» (по итогам анализа работы программы в течение трех лет) были достигнуты следующие результаты:
- Затраты на установку и сопровождение «ПК АвтоПлан» — 240 000 руб./год.
- Экономия в результате внедрения — 6 840 000 руб./год.
- Чистая прибыль в результате внедрения — 6 600 000 руб./год.
Предприятие получило экономию годовых затрат в размере 3,8% и увеличение прибыли на 34,7%. Эффективность инвестиций во внедрение и сопровождение программного комплекса «ПК АвтоПлан» составила 2 850%!
КД: Скажите, какова ваша миссия?
Сергей: Миссия — это то, что идеологически нас объединяет. У нас небольшой коллектив, который заряжен на работу. Что касается позиционирования продукта, мы уверены — все, что может делать автоматика, должна делать автоматика. Людям лучше заниматься более масштабными делами.
Вместо заключения
Результаты нашего исследования показали, что в транспортном отделе можно и нужно автоматизировать учет. Это поможет купировать воровство или хотя бы снизить частоту краж, уменьшит зависимость от человеческого фактора, а также существенно повысит рентабельность бизнеса. Достаточно взглянуть на эту таблицу.
Это минимальные затраты, если в вашем штате всего несколько специалистов, которые действительно честно делают свою работу. Но вы прекрасно знаете, что в реальности ситуация иная: в компании обычно гораздо больше людей и поэтому человеческий фактор усугубляется. Нужно добавить издержки, связанные с махинациями и воровством.
Подставьте в таблицу количество сотрудников в своем штате и умножьте все показатели на эту цифру.Полученный результат покажет, столько стоит ваша зависимость от человеческого фактора. Закрывать на это глаза или попробовать найти решение? Если вы готовы действовать, оцените возможности автоматизации — изучите дополнительные материалы по этой теме, любезно предоставленные Сергеем.
Скачайте «Аналитическую справку по программам для автоматизации автотранспортных предприятий»
